企業の会社員みならず、店舗でのアルバイトなどの勤怠管理は必要な業務の一つですが、手間がかかることが多い業務でもあります。
- シフト管理や作成が大変
- 月末の給与計算が面倒
- 打刻の記録管理をもっと楽にしたい
- 打刻チェックを効率化したい
そんな方は多いのではないでしょうか。
また、勤怠管理を新しく導入するとなると導入費用のことも考えなくてはなりません。 若い人が使う分には困らないかもしれませんが、コンピューターを使い慣れていない年代の方にも浸透させられるか、などの不安も少なくありません。
シンプルで直感的なデザインで操作が簡単にできる勤怠管理システムをお探しの方には是非おすすめしたいのがこの『VWS勤怠』です。
今回おすすめする『VWS勤怠』がどのようなシステムなのかを、実際の画面を基に分かりやすく解説していきます。
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『VWS勤怠』とは？
出典：VWS勤怠
『VWS勤怠』とは東証一部上場企業である「株式会社ビジョン」が運営しているシンプルさにこだわり、打刻漏れを防ぐ機能が充実したクラウド管理システムです。
何時に出勤して何時に退社したかは、日々管理する必要があります。 その中で、打刻漏れがあると月末になって管理者が全て確認して打刻修正を行わなければなりません。 そんな手間を防ぐ機能が多数存在します。
またタイムカードのように使え、様々なシフトに対応もしているため業種問わず使いやすいことが魅力の一つです。 クラウド管理システムなので、特定のコンピューターで打刻する必要がなく、どこにいてもスマホ一つで打刻することができます。
運営会社の「株式会社ビジョン」は、グローバルWi-Fiや情報通信サービスなどの事業も手掛け、その中でVWS勤怠を含む『VWSシリーズ』（申請・勤怠・社内SNS・入退室・営業・人事）を運営しています。
近年の労働基準法改正内容
勤怠管理システムでは法改正に対応できるものでなければなりません。
『VWS勤怠』であれば複雑な操作は不要でこれらを設定することができるだけでなく、新たに法改正があった際にはアップデートされ続けるので安心です。
近年に改正された労働基準法のポイントは以下の通りです。 今現在以下のポイントを自社で実施できているかの確認をしてみてください。
残業時間の上限規制
時間外労働の上限を年720時間、月100時間（休日労働含む）、2~6か月の平均80時間（同）に設定
有給取得の義務化
有給休暇が年10日以上ある労働者について、うち5日の取得を企業に義務付け
勤務のインターバル制度
終了業と始業の間に一定の休息時間を確保する勤務間インターバル制度の普及促進に努める。（8時間）
割増賃金率の猶予措置廃止
残業時間が月に60時間を超えた場合にかかる50％の割増賃金率について、現在中小企業に適用している猶予措置を廃止
産業医の機能強化
従業員の健康管理に必要な情報の提供を企業に義務付け
同一労働同一賃金
正社員と非正規労働者の待遇に不合理な差をつけることを禁止
高度プロフェッショナル制度の創設
高収入（1075万円以上を想定）で専門知識を持った 労働者について、本人の同意などを条件に労働時間 規制から外す。
勤務時間に縛られずに働ける代わりに、残業代や深夜・休日手当が支払われない。
「3か月のフレックスタイム制」が可能
最大で1ヶ月単位でしか適用できなかったフレックスタイム制が、2ヶ月単位や3ヶ月単位でも適用することができるようになります。
勤怠管理のシステム化のメリット
勤怠管理をシステム化せずに行っている場合、紙のタイムカードやエクセルなどで管理しているケースが多いと思います。
手間がかかるだけでなくミスも多発してしまうというデメリットは十分に理解があることでしょう。
勤怠管理をシステム化するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
作業時間の短縮
タイムカードなどで勤怠管理を行っている場合は、タイムカードの準備から回収作業、打刻修正、集計業務、保管業務と沢山の業務が付随してしまいます。
このような事務作業は手間がかかるだけでなく、人の手で行うことによるミスも発生してしまいます。 特に集計業務は給与に関わるものなので間違いがあってはなりません。
タイムカードではなく、勤怠管理をシステム化することによってこのような煩雑な作業が不要となります。従業員がそれぞれ紙のタイムカードを必要もありません。
回収業務と集計業務がクラウド管理なので必要なく、打刻修正も打刻漏れを防ぐためにアラートされるので格段に減ります。 保管業務に関しても、ボタン一つでエクスポートできるのでデータ保存が可能です。
これらの業務が勤怠管理システムで一元化できることで、それぞれの作業時間を大幅に削減できることが大きなメリットといえるでしょう。
不正打刻を防げる
タイムカードやタイムレーダーなどで管理する場合、本人でなくても出勤打刻をすることができてしまう危険性もあります。
また、不正打刻があった場合でも管理者側が気づかない可能性もあり給与が正しく支払うことができないだけでなく、大きな刑事事件にもなりかねません。
勤怠管理システムを導入すれば、本人のログインから打刻を行うという点に加え、スマホアプリで打刻を行った場合でもGPSによって打刻した場所も分かるため、不正打刻を防ぐことができます。
業務効率化によるコスト削減
勤怠管理システムを導入すれば、作業時間が減り業務の効率化が促されます。 これにより、作業にかかっていた人件費や時間などのコストが大幅に削減されます。
特に有給や代休の申請状況の把握や手続きなどは人の手で管理するのは、難しいし間違いを起こしやすいものです。 システム化することでそれらの管理もしやすくなり、給与計算もシステムと連携することで一元で管理可能です。
事務作業に追われることなく、本来の業務や他の業務に手を回すことができるので業務効率化によるコスト削減の期待は大きくなります。
給与計算システムと連携できる
勤怠管理でデータを集計したあとに、給与計算を行う必要があります。 しかし給与計算は他のシステムで行うのでせっかく集計したデータをまた手作業で給与計算システムに打ち込まなければなりません。
しかしながら、勤怠管理システムの多くは給与計算システムと連携することが可能です。 これによってデータを間違いなく給与に反映させることができ、入力の手間も省くことができます。
（管理者側）『VWS勤怠』でできること
管理者は労働基準法に違反しないように、社員の勤怠管理を行わなければいけません。
以下は改正された労働基準法に基づき、主に見落としてはならない項目をカバーできる機能です。
違反した場合、最悪の場合罰則を会社として受けなければならないので、注意が必要です。
※使用している画像は、本記事作成のためアカウントを新しく作ったものなので数値はゼロの表記になりますが、日々勤怠管理を行っていると自動的に数値が表示されます。
従業員の有給管理状況の把握
管理者画面では、有給に関わらず社員の勤務状況が分かりやすく把握できます。
前述の通り、近年の労働基準法改正により「有給休暇が年10日以上ある労働者について、うち5日の取得」が企業に義務化されました。 社員ひとりひとりの有給残日数などの管理を怠るとこの義務に違反してしまいます。 有給管理は法律的に見ても厳しく取り締まられているので、知らない間に違反していることがないように注意が必要です。
有給休暇の管理表などをアナログで作成している場合は、1日でも見落としや計算ミスがあると大変なことになるので、システムで管理することが大切です。
時間外労働を把握して残業管理
管理者画面では、どの社員がどれくらい働いているのかを画面ですぐに分かります。
改正された労働基準法でも「時間外労働の上限を年720時間、月100時間（休日労働含む）、2~6か月の平均80時間（同）に設定」とされています。 残業時間の管理は管理者の義務であり、大切な仕事の一つです。
社員の働きやすさにも関わる項目なので、残業続きで体調を壊してしまう社員を生まないように、従業員の残業時間の管理に注意してください。
残業時間の計算が間違って、正しい残業代を支払わなかった場合、トラブルの原因にもなるので管理者は正しい管理が必要になります。
社員の勤務態度管理
勤怠管理システムを導入すると、勤務表を回収する作業も効率化できますが、その勤務表を簡単に回収できることによって社員の勤務態度の把握もできます。
遅刻や欠勤の回数、余裕をもって出勤できているかどうかなど社員の勤務表ひとつで勤務態度が把握できます。 管理者として気にかけなければいけない社員が多数いる場合など、普段の生活では把握できない部分もありますが、勤務表の確認によって働き方の統計が見えてきます。
勤務表の回収によって勤務態度を把握することは、適切な労働環境が確保できているかを示す指標にもなるので、会社としての評価にもつながります。
給与計算システムと連携可能
給与計算システムの「freee」と「弥生会計」に対応している専用フォームでデータをエクスポート可能で、そのまま給与計算システムでインポートすれば簡単に給与に反映させることができます。
ほかの給与計算システムを利用している場合も、システム上でカスタムエクスポートすることで対応できます。
（従業員側）『VWS勤怠』でできること
※以下の写真は個人情報漏洩を防ぐため新規アカウントの画面でご紹介している関係で、出勤記録はありません。
ホーム画面で全情報が一目で分かる
ログイン後のホーム画面では、自分の勤怠に関する情報が全て確認できます。
- 所定労働日数
- 出勤日数
- 労働時間
- 残業時間
- 総労働時間
- 遅刻回数
- 早退回数
- 欠勤日数
- 未打刻回数
- 有給取得日数
- 有給残日数
- 有給消化日数
今月は現時点でどれくらい働いていて、有給はあとどのくらい残っているかなどを一目で確認できるので従業員側も管理者に聞く必要がなくお互いに無駄な時間を使わなくて済みます。
個人的に従業員側が自分の情報を自分で簡単に確認できることは有難いことだと思いました。
タイムシートで月の勤怠情報の詳細を確認
上の写真で分かる通り、その月の勤怠状況を1画面で確認できる仕様のタイムシートです。 一日ごとに詳細を確認できるので打刻漏れがある箇所もすぐにわかります。
会社や店舗によって、または個々人によって定休日や決められた休日もあると思います。
その際は、その日の行をクリックすれば勤怠情報を編集することができます。
シフト制で働いている方や日によって勤務時間が違う方などは、日次所定労働時間の欄を編集することで正しい勤務時間を設定することができます。
不明な点はチャットボットにより解決
使い方に困ったときは画面右下に常時表示されているチャットボットから解決できます。 問い合わせる必要もないほどこれだけで不明点を解消させることができます。
どうしても解決できない場合は、下から2番目の「担当者とチャットしたい」から担当者に繋げてもらうことも可能です。
問い合わせ画面でなく、どのページでもすぐにこれを開けば解決できるスピーディーさが魅力的です。
ワークフロー機能
交通費申請
交通費申請も紙ベースで上司に提出して印鑑をもらうなどの流れで行う場合が多いと思いますが、VWS勤怠であれば日々の交通費の合計も自動で算出でき、そのまま指定した人に提出できます。
また、領収書の添付もドラッグアンドドロップで簡単にできます。
有給申請
有給の申請をすれば先ほどの「タイムシート」に反映されます。
また、ホーム画面の「有給取得日数」「有給残日数」「有給消化日数」も連動して反映されるので逐一それぞれを設定し直す必要もありません。
その他申請書
申請書は自由にカスタマイズすることができ、介護休業申出書の作成やその会社や店舗にしかない申請書も作成可能です。
また申請書のエクスポートもボタン一つでできます。
決裁経路に関しても各申請書ごとに設定することができるので、関係ある人だけに申請できます。
『VWS勤怠』が選ばれるポイント
業界最安値
『VWS勤怠』は業界最安値の初期導入費用0円、月額220円/1アカウント～利用可能なので費用を極力安く抑えたい方には一番おすすめな勤怠管理システムです。
アカウントを追加した時点でその分課金されるので面倒臭い設定も必要ありません。 勤怠管理システムの相場として1アカウント300円台のサービスが多いので、一人当たり100円程安く利用できます。
然程大した額には思えませんが、長い年月使うとなると将来的にとてもお得感があります。
打刻手段
スマホ・タブレット・PCはもちろん、 Felicaカードでも打刻が可能です。 従業員様が打刻をしなければ意味がありません。
会社や店舗の環境に応じて、最善の打刻方法を選択できます。
タブレット版画面
タブレッド版画面は会社や店舗などに一台置いておけば従業員がその場で簡単に打刻をすることができます。
拠点毎にメンバーを絞って打刻が可能なので、毎日事務所から出退勤を行う方が多い場合やタイムカードと近い形で打刻させたい場合などに使いやすい仕様になっています。
画面上の「社員A」となっているボタンから自分の名前を選択して打刻することができます。
アプリ
スマートフォンの場合はシンプルな画面で打刻を行うことができます。
また、勤怠管理システムに関わらずPCで使う場合が多いシステムの場合、スマホアプリでは動作が重くなってしまうケースが多いですが、サクサク動きます。
打刻した位置情報も取得可能なので不正打刻を見極めることもできます。 アプリからの打刻の修正・編集や打刻漏れ防止のアラート通知も受け取れるので一番使い勝手が良いと個人的には感じました。
直行直帰が多い企業には受け入れやすい打刻方法です。
ICカード打刻
カードリーダーをPCに繋ぎ、ICカードをかざすだけで打刻ができてしまう楽な打刻方法です。 ICカードに個人情報が入っているのでメンバーの選択は不要で、従業員の交通ICカードでも登録ができます。
タイムカードと近い形で打刻させたい方、システムが苦手な方も安心して打刻が可能です。
パソコンやスマホなどのデバイスに使い慣れていない高齢層などが受け入れやすい打刻方法です。
新機能追加
実際に使用している方からの声から、機能や使い方のアップデートがされます。
アップデートは無料で行われるので常に最新状態で使うことができます。
充実のサポート
訪問設定サポート
使い方や設定方法が分からない場合には、担当者が訪問して教えてくれます。 メールや電話での問い合わせでは解決できないものもあるので、その場合はすごく有難いサポート体制です。
特に導入初期は分からないことだらけになるので、無料で訪問サポートを受けられるのは魅力的です。
web会議システムによる画面共有サポート
web会議システム「MEET IN」や「ZOOM」を利用して画面を共有しながらサポートをしてくれます。
実際に担当者に来てもらわなくても解決できそうなものは、web会議システムでの問い合わせが有効です。
こちらも無料サポートです。
メール・電話サポート
メールや電話でのサポートも無料です。
『VWS勤怠』の料金・プラン
月額料金 ￥220／アカウント（税込み） VWS勤怠は勤怠管理システムの中でも業界最安値です。
- スマホ打刻可能
- シフト提出機能
- 勤怠データ自動集計
- 有給休暇管理機能
- 残業管理機能
- スケジュール管理機能
※ご契約は5アカウントからになります。 また申請システム（月額220円／アカウント）をセットで契約すると2つで440円のところ330円になりお得です。 申請システムの主な機能は以下の通りです。
・交通費や購入費申請等の作成が可能
・決裁経路も自由に作成可能
・申請通知をメールに送信
60日間無料トライアルはこちら トライアル設定サポートも無料
『VWS勤怠』はこんな方におすすめ
『VWS勤怠』はどの企業でも店舗でも業務効率化を図れる勤怠管理システムになっています。 給与計算を間違ってしまい間違った額を支払う危険性や、シフト管理が大変な場合など様々な課題を解決できます。
直行直帰の管理が難しい現場での仕事などもスマホ1台で打刻ができます。 従業員の年齢の幅が広くてシステム導入を迷われている方などには是非この際『VWS勤怠』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
