企業活動において売上を発生させるのに伴う「契約」には、両方が同意を示すための「契約書」が必要となるケースが多いと思います。
契約書は社外秘なのはもちろん、管理を怠ると取引先へ迷惑がかかることもあり、慎重に扱わなければなりません。
また、事業拡大化によって契約数も増え、すなわち契約書の管理も煩雑になります。如何に管理業務を効率化するかを考えなくてはなりません。
そこで、そんな煩雑で慎重に扱わなければならない「契約書」を管理するシステムである「契約書管理システム」を使えば様々な業務が一元化され管理しやすくなります。
そんな「契約書管理システム」について導入のメリットやおすすめのサービスについてご紹介していきます。
契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、その名の通り「契約書」を「管理」するための「システム」です。
事業を行うにあたって契約書が数枚しか管理する必要がない場合には必要ありませんが、一般的に契約書は様々な場面で発生します。
お客様へ商品・サービスを売る場合、また取引先から商品・サービスを提供される場合、契約書は両方が内容に同意したことを示す法的文書なので失くすことや忘れることはあってはなりません。
契約書管理システムには、このような売買契約書だけでなく、業務委託契約書などあらゆる契約書の作成・管理を効率良く行えるというメリットがあります。
また取引先との契約の期限などをアラートしてくれたり、キーワードで検索して契約書の内容を検索できたり、管理機能として必要なものが全て搭載されています。
契約書管理システム導入のメリット
メリット1.セキュリティ保護の観点
契約書管理システムを用いれば、各契約書を閲覧できる社員を限定することが可能です。「閲覧権限」が付与されていない社員は契約内容を確認することができません。
社員であれば全員が見られる状況下で契約書を管理していると内部漏洩だけでなく、外部に情報が漏れる心配もあり、責任の所在もあやふやになってしまいます。
また不正アクセスなどにより、自社だけでなく取引先への迷惑も免れません。情報漏洩は会社の社会的信用を落とす代表的な例なので発生しないように慎重に管理することが必要となります。
そのため契約書管理システムを用いれば、特定の社員にだけ権限を付与し、情報を扱える人を限定できるのでリスクを必要最低限に留めることが可能です。
メリット2.管理業務の効率化
契約書の管理をエクセルで行う会社もありますが、効率的な管理の仕方とは到底言えません。
一つ一つ入力しなければいけないことはもちろん、特定の契約書の内容を確認したいときに検索をかけることもできず、かえって効率が悪くなります。
契約書管理システムでは、検索キーワードを入力すればそれに関連する契約書を瞬時に見つけることができ時間効率も上がります。
また紙の保存はペーパーレス化が進んでいるいま、特に手間やコストがかかりますが電子データ化することでそれらの課題も解決できます。
原本を探す手間が省けるだけでも相当なコスト削減になります。
メリット3.トラブル対応を迅速に行える
仮に契約の内容に反する行為を取引先が行った場合、もしくは自社で契約内容以外の行為をした恐れがある場合、後に大きなトラブルとなります。
取引先とのトラブルは迅速に対応しなくてはならないという状況の中で「契約書が見つからない」という事態は防がなくてはなりません。
「契約書を失くしたみたいで確認できません」と取引先に伝えてしまえば、信用をなくしますし法的な対象もできなくなります。
それほど慎重に扱わなければならない契約書ですが、「契約書の内容を迅速に確認する」という対応ができるのも契約書管理システムの大きなメリットだといえるでしょう。
契約書管理システムの主な機能
機能1.契約期限のアラート機能
取引先が多ければ多いほど、それぞれと交わしている契約日や契約満了日も多くなります。
つまり、管理しなくてはならない「日にち」が多数存在することになります。
契約書管理システムでは、契約書の情報に基づきあらかじめ設定しているタイミングでアラートをメールなどで受けることができます。
例えば契約更新日の1ヶ月前や1週間前に知らせてくれるように設定すれば、更新を希望しない旨を1ヶ月前までに申し出る必要がある契約なども忘れずに対応することができます。
契約更新のタイミングがアラートされれば、取引先へ連絡を取る口実にもなりアップセルやクロスセルなどに繋げることもできます。
お互い知らないうちに契約更新を迎えるのは、フォロー不足と思われる危険性もあるので防がなくてはなりません。
機能2.契約書の検索機能
契約書を企業名で検索をかけたり、商品名や特定のキーワードで検索することができます。
必要な時に契約内容を確認しやすくするためにこの機能が使えます。
もし契約書管理システムを導入していない場合は、「どこにしまってあるか」や「あの契約はいつまでか」など余計な時間コストや管理不足に陥ってしまいます。
10枚以上管理しなくてはならない契約書があるのであればいち早く導入することをおすすめします。
機能3.閲覧権限の管理
メリットの説明でも述べた通り、主な機能であり重宝される機能として「権限付与」が挙げられます。
業務に関係のない社員まで契約内容を閲覧できる状況だと情報の持ち出しや、不正アクセスなど情報漏洩に繋がります。
それらを防ぐためにも、各契約書ごとに閲覧権限を持つ社員を決めることができます。
おすすめの契約書管理システムはこれ！
『NINJA SIGN』（株式会社サイトビジット）
出典：『NINJA SIGN』
『NINJA SIGN』の特徴
弁護士監修の契約に関する業務を一元管理できるシステムなので安心感があります。
また、『freee』から出ているサービスなので利用者からすればシステム連携などを用いる場合に大きなメリットとなります。
【契約書作成】
- テンプレート登録・管理
- 契約書一括作成
【承認・ワークフロー】
- ワークフロー設定
- 相手方の複数承認
- ワークフローへのファイル添付
【契約の締結】
- 電子契約締結
- マイ印鑑
- 契約書送付・締結時のファイル添付
- 電子署名
- タイムスタンプ
【契約書の管理】
- 有効期限管理・リマインダー
- フォルダー作成
- グループ管理
- フリーワード検索
- 契約書一覧ダウンロード
- PFDアップロード
- 関連ファイルアップロード
- 契約書ステータス管理
- 検索項目の設定
上記全ての機能が搭載されており、「契約」に関わる業務が一元化されています。
契約書管理だけのシステムを導入したい方より、全てを一つのシステムで管理した方が効率的なので、契約関連のシステムをまだ導入していないようであればこちらをおすすめします。
『NINJA SIGN』の料金・プラン
| Lightプラン | Light Plusプラン | Pro/Pro Plusプラン | |
|---|---|---|---|
| 月額料金 | 4,980円 | 19,800円 | 50,000円〜 |
| アカウント数 | 1 | 1〜6 | 1〜20（要相談） |
※上記は税抜価格
※それぞれのプランでできることについてはHPをご確認ください。
契約書が10枚以上あれば要検討
自社で管理できる契約書の枚数には限界がありますが、10枚以上抱えるようになったら検討してみた方がいいと思われます。
管理業務や確認業務に取られる時間は想像より多く、人を使うのであればコストもかかります。
取引先とのトラブルを起こさないため、社会的信用を失わないためにも管理しやすい環境下で取り扱うことをおすすめします。
