自社の人事管理は必要な情報をすぐに出力できるようになっていますでしょうか。
人事評価や勤怠管理などのシステムは使用していて、人事管理システムを導入していない場合は、この際に人事管理システムを導入することを強くおすすめします。
また様々なシステムと連携できるので、複数のシステムを立ち上げてそれぞれに入力するという二度手間を省くことができるのが人事管理システムのメリットです。
属人化を防ぐことから、人事担当者の業務効率化にもつながるので人事管理システムは企業の活動において核となり必要なものになります。
そんな人事管理システムとはどのようなものか、メリットやおすすめのシステムを詳しくご紹介します。
人事管理システムとは？
人事管理システムとは、社員の給与計算や人事評価、採用管理など一人ひとりの人事情報を一元化して管理するシステムのことをいいます。
氏名や性別、住所などの基本情報から、どんな資格を持っているか、毎月どのくらい残業しているか、どのような評価を受けているかなどの詳細情報まで入社から管理できます。
人事管理は基本的に人事担当者が行うものですが、社員数が多ければ多いほど、その管理は煩雑なものとなり、手間とコストがかかります。
特に、従業員に関わる情報なので入力ミスなどをしてしまうと後々取り返しのつかないことにもなりかねません。
このような人間の手で管理するより、システム化して人事管理を行うことによって、様々なメリットがあります。
人事管理システム導入のメリット
1.人事担当者の業務効率化
なによりも大きなメリットとして、人事担当者の業務負担を効率化して減らしていくことが挙げられます。
人事担当者の業務は多岐に渡り、人事だけでなく総務、労務など幅広い業務内容で、特に事務作業が多く手間やコストがかかります。
このような膨大な業務をシステム化することによって、事務作業を減らし本業にコストと手間をかけることができます。
また、人の手で管理する量には限界があり情報が多くなればなるほどミスも多くなり、情報漏洩のリスクも高まります。
このように、人事管理のシステム化により安全性も守ることができます。
2.効率的な人材育成
人事管理システムの特徴として、従業員の評価を行うために必要な情報をすぐに確認できるということがメリットになります。
従業員の過去にしてきた仕事や、業績の全てを人事担当者が覚えていることは不可能なことです。
しかしながら、人事管理をシステム化することによって人事担当者が覚えている必要はなく、正しい人事評価を行うことが可能です。
正しい人事評価をすることができれば、従業員の満足度も向上し会社全体のモチベーション向上にも繋がります。
また、各従業員に必要なスキルや経験をデータから算出し、それぞれにあった研修制度の構築も可能です。
従業員の情報を正しく管理することは、このように人材育成を正しく効率的に進めることができます。
3.様々なシステムと連携することでのコスト削減
人事管理システムは、従業員の情報管理だけでなくその情報を基に、他のシステムと連携することが可能です。
例えば、給与計算であったり従業員の勤務状況を把握する勤怠管理システムなどと連携することで、その都度他のシステムを立ち上げて入力するという二度手間を防ぐことができます。
ひとつの人事管理システムで従業員に関わる情報を一元管理できることは、膨大な量のコスト削減になります。
4.効果的な人材配置やチーム作成が可能
組織編成やプロジェクトメンバーの選出などにおいて、どの人材がどのような働き方、成果を残しているかなどを吟味しなくてはならない状況の中で、人事管理システムを導入することによってチームに効果的な人材を抽出することができます。
従業員情報の把握は、人材を適材適所に配置することに必要な仕事のひとつなのでシステム化して効果的に行う必要があります。
異動のシミュレーションなども簡単にできるので、人事管理システムは戦略人事に欠かせないものとなります。
おすすめの人事管理システム
『sai*reco（サイレコ）』
組織・人事領域のプロフェッショナルである「株式会社ビジョン」が運営するクラウド人事管理システムです。
運営会社の「株式会社ビジョン」は、グローバルWi-Fiや情報通信サービスなどの事業も手掛け、その中で『VWSシリーズ』（申請・勤怠・社内SNS・入退室・営業・人事）も運営しています。
『sai*reco（サイレコ）』の特徴
人事・労務の業務効率化の核
『sai*reco（サイレコ）』は以下のシステムと連携して幅広い業務効率化に繋げることができます。
- 勤怠管理システム
- 給与管理システム
- 採用管理システム
- 適性検査システム
- 労務手続きシステム
- 電子契約システム
マスタ情報同期によってメンテナンス業務を効率化し、各システムで管理している情報も『sai*reco（サイレコ）』で一元管理することが可能です。
従業員について調べたい情報がある際には、この『sai*reco（サイレコ）』を確認すればあらゆる情報をすぐに見つけることができます。
コスト&時間の削減を実現
『sai*reco（サイレコ）』を利用した企業の統計を取り、100人規模の企業で年間120万円・110時間のコスト削減に繋がりました。
また、500人規模の企業では年間600万円・550時間のコスト削減が実現できます。
膨大なコストを『sai*reco（サイレコ）』を導入するによって削減できます。
その他できること
- 従業員管理
従業員の身上情報（住所・扶養を管理） - 組織管理
過去・現在・未来の組織図を作成・管理、組織図シミュレーション、組織構成の履歴検索 - 評価機能
評価シートの作成・回収・集計などの自動化 - 施策情報
従業員の面談履歴や研修履歴を管理 - 給与明細
給与明細・源泉徴収票のWeb明細管理・開示 - 変更情報抽出
一定期間の従業員変更情報のみ出力 - 権限管理
システム利用や特定の情報を開示する権限を管理 - ワークフロー
従業員/施策情報の個人申請による自動収集
『sai*reco（サイレコ）』の料金・プラン
| 基本機能 | 基本機能＋評価機能 | 初期導入費 | 20万円 | 50万円（初回契約時のみ） |
|---|---|---|
| 月額利用費（〜100名） | 18,000円 | 28,000円 |
| 月額利用費（101名〜） | 180円/人 | 280円/人 |
| システムメンテナンス費 | 1,000円/月 | 2,000円/月 |
設定代行は別途見積もり
初回契約24ヶ月、それ以降は12ヶ月の自動更新
退職者情報の管理は無償
※状況金額は全て税抜き価格となります。
※導入検討からシステム運用開始までは通常4〜6ヶ月要します。
※無料トライアルもできるので、一度使ってみてご判断ください。
まとめ
企業が活動することの中で、従業員の情報管理は必須事項であり正しく効率的に進めることが大切になります。
従業員の情報は、その人個人の正しい評価にも繋がり従業員の士気も向上します。
人事管理システムは、人事担当者の負担を大幅に減らすことができ、ミスもなくなります。
人が会社を作っている考えに基づくと、従業員の人事情報の取り扱いは安全性の基に行うことが必要です。
様々な観点から人事管理システムは導入必須のものと理解したほうが無難でしょう。
まだ導入していない企業はこの際に人事管理システム導入を考えてみてはいかがでしょうか。
