働き方改革関連法の施行やテレワークの浸透により、昨今、勤怠管理システムを導入する企業が増えていますが、従業員が少なくコストや時間も制限される小規模企業では、タイムカードやExcelなどを用いて勤怠管理を行っている場合も多いでしょう。 しかし、リソースが限られた小規模企業だからこそ、勤怠管理システムを導入することで業務の効率化を図れる場合があります。
本記事では、勤怠管理システムがどのように小規模企業の役に立つかをご紹介するとともに、小規模企業におすすめの勤怠管理システムについて比較しながら説明します。
小規模企業が勤怠管理システムを導入する必要性
Excel等を用いた勤怠管理はあらゆる企業でその限界が浮き彫りになっており、小規模企業に限らず、勤怠管理システムは非常に有用な新しいツールだと言えます。
その上で、とりわけ小規模企業が勤怠管理システムを導入する必要性についてですが、具体的には以下のようなメリットがあります。
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- 人的リソースが削減できる
→ タイムカードやExcelなどを用いて勤怠管理を行っている企業では、月末に担当者が手作業でデータを集計しているという場合も多いのではないでしょうか。しかしながら、中小企業の最大の経営課題である人手不足は年々深刻化しており、なるべく人的リソースの削減を図りたいところです。勤怠管理システムでは、日々の勤怠データが自動集計されるため、管理にかかる時間が格段に減ります。そのため、無駄な残業時間・残業代が減るとともに、空いた人員により利益創出に繋がる仕事を振ることも出来るといえるでしょう。
- 人的リソースが削減できる
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- 他システムとの併用が可能
→ 勤怠管理システムは、給与計算システムに代表される他システムとの併用が可能です。したがって、勤怠管理だけでなくその他の事務仕事ともうまく連携が図れ、それらの作業まで効率的に行うことができます。従業員数が限られた小規模企業では、人事・経理を兼業にしているところも多いのではないでしょうか。上記の内容に重なりますが、例えば給与計算システムと併用することで勤怠データの集計・給与計算のどちらもが自動で行われるなど、より人的リソースを削減することも出来るのです。
- 他システムとの併用が可能
- 多様な業界に対応
→ アルバイトやパートとして働くスタッフの多い小売業や飲食店等では、従業員によって業務時間が大幅に異なるため、勤務時間の集計や給与計算、シフトの作成などがより複雑になります。勤怠管理システムでは、自身のスマホやタブレット、店舗のパソコンなど多種類の打刻方法の中なら従業員の働き方に合ったものを選択することができる上、複雑な集計やシフト作成も自動で行われる場合が殆どです。オフィスワーカーだけでなく、さまざまな業界のニーズを満たしてくれる点は、大きな魅力の1つでしょう。
このように、小規模企業でも勤怠管理システムを導入することで業務の効率化を図れる場面は多くあり、さまざまな業界でリソース削減が叶い、よりよいパフォーマンスが期待できると言えるでしょう。
勤怠管理システムと併用可能なシステム
給与管理
多くの勤怠管理システムは、給与計算システムと自動連携が可能です。基本給や手当、保険料の控除などを考慮する必要があるため、給与計算は非常に複雑となりますが、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、勤怠データを元に給与が自動的に計算され、業務削減に繋がるのです。
人事管理
勤怠管理と人事管理のデータベースが連携されると、従業員情報の一元管理が可能になります。そのため、例えば従業員の雇用区分が変わった場合、人事管理システムでデータを変更することで自動的に勤怠管理システムでの情報も書き換えられるなど、情報連携の工数が削減され、より効率的な業務が可能となるのです。
ジョブカン
ジョブカンは、最低限の勤怠管理機能が確実に搭載された管理システムで、あらゆる業界に対応が可能です。
出典：ジョブカン
機能や特徴
- 最低限の機能から始め、状況に応じて欲しい機能のみをカスタマイズできる
- マニュアル・サポートが充実している
- ７種類の打刻方法が備わっており、さまざまな働き方に対応可能
といった点が特徴的です。
「ジョブカン給与計算」と連携すれば、ジョブカン勤怠管理から勤怠情報をボタン一つで取り込んだり、あるいは毎月指定した時刻に自動でデータを取り込むよう設定したりすることも可能です。更に「ジョブカン給与計算」と「ジョブカン労務HR」を連携させ、従業員情報を一元管理すると、より便利になるでしょう。ただし、ジョブカン給与計算もジョブカン労務HRも従業員５名まででは０円/月、５名を超えると一人当たり400円/月となっています。
参考サイト：ジョブカン給与計算 | ジョブカン勤怠管理と自動連携！給与明細発行まで1クリックで
また、シフト管理の機能を追加すると、スタッフの希望や必要な人数などが反映されたシフト表が自動で作成され、LINEを使って直近7日間後までのシフトが確認することなども可能ですが、出勤管理の機能のみを用いる場合よりも、一人当たりの料金が100円/月高くなります。
参考サイト：シフト管理 – No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」
jinjer
Jinjerは、管理者の負担まで考えられた手厚いサービスが魅力で、勤怠管理のあらゆる機能が基本料金に含まれています。
出典：Jinjer
機能や特徴
- 追加料金なしで全機能利用できる
- 導入時の丁寧な設定サポート
- データをリアルタイムで客観的に管理できる
といった点が特徴的です。
「人事管理（500円/月）」や「給与計算（500円/月）」、「経費精算（500円/月）」といった8つプロダクトが用意されており、jinjerのデータベースは一つに統合されているため、各サービスのシステムごとに初期設定をしたり従業員情報を登録したりする手間なく、プロダクトを組み合わせてバックオフィスの効率化が図れます。
参考サイト：人事向けクラウドサービスjinjer（ジンジャー）
また、シフト管理機能が標準搭載されており、希望シフトの収集から承認、作成、反映までスムーズに行うことが出来るため、パート・アルバイトの比率が大きい企業にも便利でしょう。
参考サイト：シフト管理｜勤怠管理システムjinjer（ジンジャー）
Touch On Time
Touch On Timeは市場シェアNo1を獲得した評価の高いシステムで、継続率99.7％の手厚いサポートを誇ります。
機能や特徴
- 追加オプションなしですべての機能が使える
- 導入から運用までしっかりとしたサポートがある
- 様々な打刻方法のタイムレコーダーが用意されている（別途料金あり）
といった点が特徴的です。
Touch On Time単体では給与計算等は行えませんが、外部の給与計算システム「マネーフォワードクラウド給与」や人事労務ソフト「人事労務freee」などとAPI連携したり、あるいは勤怠データを「弥生給与」「JDL IBEX」といった給与計算システムにCSVインポートしたりすることで、業務効率化を図ることが出来ます。ただし、外部システムの利用には別途料金がかかります。
参考サイト：外部サービス連携｜機能｜勤怠管理システム『タッチオンタイム』
シフト管理については、基本的には管理者が出退勤時間や休憩時間、フレックス勤務などの設定を行い、スケジュールパターンを各従業員区分に割り当てる形になりますが、従業員がスケジュールを申請したり、勤務パターンが固定の場合は自動的にスケジュールが割り当たるように設定したりすることも可能です。
参考サイト：スケジュール・シフト管理｜機能｜勤怠管理システム『タッチオンタイム』
IEYASU
IEYASUは、基本的な勤怠管理の機能を完全無料で使うことのできるサービスです。
出典：IEYASU
機能や特徴
- 勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できる
- レポートツールが充実している
- 操作画面がシンプルで使いやすい
といった点が特徴的です。
Touch On Time同様、API連携や勤怠データのCSV出力により、人事労務ソフト「SmartHR」や「マネーフォワードクラウド給与」、給与前払いサービス「CYURICA（キュリカ）」などの外部システムと簡単に連動させることができます。ただし、API連携を行う場合はIEYASU有料プラン（3800円～/月）を利用している必要があります。
参考サイト：API連携しているシステムはありますか？ | IEYASU FAQ | ベンチャー企業のための無料のクラウド勤怠管理システム
また、 システム上でシフト希望を収集したりシフトを作成したりすることもできないため、シフト機能を使わずにシステム内で工夫して運用するか、あるいはIEYASUシステム外で作成したシフトをIEYASUに取り込んで登録するという形での運用となるでしょう。
出典：【はじめてのIEYASU】シフトのすべて｜初期設定やバラバラな勤務体系をシンプルに管理する方法を解説 | 勤怠打刻ファースト
各サービス比較ポイント
| 初期費用 | 月額/ユーザー | 連携可能なシステム | シフト作成 | サポート | |
|---|---|---|---|---|---|
| ジョブカン | 0円 | 200円〜 | 給与計算 | ◎（追加料金あり） | ○ |
| jinjer | 100000円 | 300円～ | 給与計算 人事管理 経費精算etc. | ◎ | ○ |
| Touch On Time | 0円 | 300円 | 給与計算 人事管理 | ○ | ◎ |
| IEYASU | 0円 | 0円 | 給与計算 人事管理 | △ | △ |
小規模企業の場合、やはり費用感が重要になるため、比較的料金の安いサービスや無料プランが便利かもしれません。
しかし、無料で使えるサービスはサポート体制がそれほど整っていない場合も多く、導入に手間がかかったり、法改正や組織変更があった際にうまく対応できなかったりと、逆に非効率的になってしまう可能性も大いにあります。また、今後事業の成長や変化が見込まれる場合、従業員の増加などにも十分に対応できる柔軟性のあるサービスを選ぶことも重要です。
自社の業種や経営状況などを踏まえた上で自社に合ったサービスをしっかり検討し、より一層業務の効率化を図りましょう。
