新型コロナウィルス流行に伴い、政府は『新しい生活様式』を提言し続けてきました。
プライベートはもちろん、ビジネスシーンでも『新しい生活様式』に慣れてきた頃ではないでしょうか。
リモートワークやペーパーレス化などの新しい取り組みを必要とされている中、いまビジネスで最も注目を集めているのが「オンライン名刺」です。
従来はお客様と直接会って商談や打ち合わせ等を行っている場面がいまは直接会うことが良くないとされるため、減ってきています。
オンライン名刺は社外の人との接触で一番最初にする名刺交換も直接できない世の中で重要な役割を担っています。
在宅勤務を求められている中で、社内外問わずミーティングや会議もデジタル化が進み、「Zoom」などのオンライン会議アプリの需要も急激に増えました。
ビジネスにおいて、社外の人とのやりとりで大切な「名刺交換」も今はオンライン会議の中で行うようことも可能になりました。
そのようなオンライン名刺交換に最適な名刺管理サービスの比較や、そのメリット・デメリットなどをご紹介します。
オンライン名刺とは？
オンライン名刺とは、名刺データをQRカードやURLによって情報を共有、表示させる仕組みのことです。
メール文に名刺データのURLを貼り付けたり、オンライン会議の背景にQRコードや名刺データそのものを貼り付けて商談を行うことも可能です。
また、名刺も紙ではなく「データ」なので管理がしやすいのが特徴です。
直接会う場合での名刺交換もスマホをお互いにかざし合うだけで交換できたり、わざわざ紙名刺をホルダーにいれて管理、ということはしなくて済みます。
オンライン名刺のメリット
自由度が高い
見てほしいページへ誘導したり、紙名刺よりも多くの情報を相手に知ってもらうことが可能です。
また名刺の形やサイズなども自分でこだわることができるので、自由に名刺を作ることができます。
直接会わなくても名刺交換できる
新型コロナウイルスにより、直接会う機会が減った近年だからこそ、会わなくても名刺交換ができることはビジネスシーンにおいてメリットですし、感染防止対策にもなります。
印刷コストがかからない
紙名刺だと100枚単位で多くの名刺を注文しますが、その印刷コストが削減できます。
また部署変更や役職変更などで、表示する文字が変わった際にも名刺を書き直して注文し直さなくてはいけないのが紙名刺のデメリットです。
オンライン名刺は、変えたいところはすぐに変えられますし、印刷することがなくデータで管理するので印刷コストを削減できます。
名刺の管理をデータで簡単にできる
紙の名刺をホルダーで管理するのも大変ですし、探している方の名刺が見つからない、なんてこともあります。
ですがオンライン名刺では、名刺検索も可能です。
管理がデータでできるので検索をかければ、探している人の名刺もすぐに見つかりますし、管理も勝手にシステムがやってくれます。
オンライン会議中に自分の情報を伝えられる
オンライン会議で、背景に名刺情報を付け加えることもできます。
逆に、相手の肩書きや部署等も把握できるので安心です。
オンラインでの商談や打ち合わせの際、初めて会う人同士話題作りがオンライン上だと対面より難しい場合が多いですが、オンラインでも名刺交換を行うことによってそれを話題に話をスムーズに進めることもできます。
受け取った名刺の共有ができる
営業の方に限らず受け取った名刺などを、他の部署の方に渡して社内管理する場合も、わざわざ社内で会って渡すのではなく、どこにいても共有したい人に共有ができるのも業務効率を高める魅力の一つです。
オンライン名刺のデメリット
ネット環境がないと使えない
インターネット回線がない場所では、オンライン名刺交換ができません。
URLを読み込んでもらう、もしくはQRコードをかざすなどで名刺交換をしますが、圏外の場合などインターネット回線がないと名刺交換そのものができません。
まだまだ紙名刺はなくならない
オンライン名刺も段々と需要が高まり、使い始めている人も多くなってきたとはいえ、まだまだ「紙名刺を持ち歩かなくて良い」という世の中になるまでには時間がかかりそうです。
そのため、オンライン名刺も持ちつつ紙名刺も持つ必要はあります。
だからといって、オンライン名刺を基本的に使う取引相手がいた場合こちら側が持っていないとなると、名刺交換になりませんので、使う使わない問わずオンライン名刺は作っておくことをおすすめします。
Sansan
出典：Sansan
Sansanの特徴
2020年の6月からオンライン名刺交換が可能となり、リンクを送り合うだけで簡単に名刺交換ができるようになりました。
それに加えて、名刺交換の相手がSansanユーザーでなかったとしてもQRコードを用いて名刺情報を交換できます。
Sansanは、社員全員が個々に受け取った名刺情報を社内で活用できるのも特徴です。
また、もらった名刺の情報は最新のものとして、社内のデータベースに書き換えられますのでわざわざ手作業で顧客情報を変更する手間も省け、業務効率化につながります。
年度が変わる時、部署や肩書が変わっていることも珍しくありません。
その度に社内の顧客管理システムなどで変更するのも面倒なことです。
またその都度変更していると、変更忘れや間違いなども生じてしまいます。
しかしSansanアプリでは、名刺を読み込むだけで自動的にその人の情報が最新情報に書き換わります。
また、その最新に書き換えられた情報があった際は、予め設定してある社内の「情報共有したい人物」に「最新ニュース」としてメール配信をして報告してくれます。
作業効率が上がるのはもちろんのこと、情報ミスから生まれる顧客とのトラブルも回避できるのが魅力の一つです。
ただ、Sansanは膨大な量の名刺管理等に向いているため、大企業に向き、小規模な企業には向かないことが多いです。
Sansanの料金・プラン
ライトプラン：名刺を管理・共有する目的
スタンダードプラン：名刺管理から働き方を変える目的
デラックスプラン：データドリブンな働き方を実践する目的
見積もり依頼書を送ると最適なプランを提案してもらえます。
以下URLからお問い合わせください。
https://jp.sansan.com/plan/
Eight
出典：Eight
Eightの特徴
200万ユーザーを突破した名刺管理サービス「Eight」。
こちらは上記のSansan株式会社が運営するサービスの個人向けバージョンとなります。
Eightは自分の名刺情報（昇進や転職など）を変更した際、Eightで繋がっている人たちに通知させることができます。
転職など、名刺情報が大きくと変わる場合には繋がりのある人達に知らせるのは大変です。
それを解消できるのはEightの強みです。
また、Eightで繋がっている人たちとはEightを通じてメッセージのやり取りが簡単にできるのが魅力の一つです。
Sansanでは複数人もしくは会社全体に名刺情報を共有できたのに対して、Eightは個人で使うサービスのため共有ができません。
その際はEightの名刺情報をSansanに移行させることや、Eightプレミアムなどで対応できます。（要問い合わせ）
また、Eightもオンライン会議の際にオンライン名刺交換をすることができます。
オンライン会議の背景にQRコードを貼り付けることによって、相手に名刺情報を伝えることが簡単にできます。
Eightの料金・プラン
基本料金 月額10,000円
アカウント料 参加人数×400円
詳しい内容や料金については下記URLをご参照ください。
https://8card.net（個人向け）
https://materials.8card.net/for-company/（法人向け）
mybridge
出典：mybridge
mybridgeの特徴
LINE株式会社が運営する名刺管理アプリで、オンライン名刺交換もLINEの友達にすぐに送ることができるアプリです。
広く使われているLINEで名刺交換・名刺管理ができるのは、身近なアプリだけにとても魅力的です。
LINEで名刺のURLを送って名刺交換をすることもできますが、オンライン会議の際にQRコードを画面に表示させて名刺情報を伝えることもできます。
堅苦しくなく、幅広く馴染みのある「LINE」でフランクに名刺交換ができるので、その後の商談もスムーズに進めることが可能です。
「LINEはプライベートで使用するからLINEで仕事のことはしたくない！」
という方でも、メールにURLを貼り付けて名刺情報を送ることもできます。
また、1番の魅力は全てのサービス・機能が「無料・無制限」であることです。
他社サービスに比べて無料でできることの多さは、他を圧倒しています。
費用をかけずに名刺管理やオンライン名刺交換をしたい方や、名刺管理だけをしたい方でも使い勝手が良く、幅広い人に使いやすくなっています。
mybridgeの料金・プラン
無料
アプリのダウンロードや詳細は以下URLをご参照ください。
終わりに
いかがだったでしょうか？
新型コロナウイルスによって直接人と会うことを避ける現代では、オンライン名刺はビジネスシーンにおいてとても重要な役割を担います。
オンライン会議開始後の話題作りにもなりますし、オンライン会議後に相手先の人の詳細を記録することにも役立ちます。
現代では、オンライン名刺は仕事をする上で必要になってきています。
いまオンライン名刺をまだ持っていない方など、一度検討してみてはいかがでしょうか？
