【使ってみた】ビジネス向けSNSの決定版！『JANDI』をおすすめする理由

ビジネスシーンでの連絡手段や共有はどのようにされていますでしょうか？ ファイルの共有や連絡を未だにメールで行っている会社も多いのではないでしょうか。

メールだと埋もれてしまって確認漏れが生じてしまったり、なにかと非効率な点が多いことからビジネス用SNSを導入している企業が現在増えています。

社外のやりとりはメールが主流ですが、社内のやりとりまで同じメールで行ってしまうと重要なメールが流れてしまうケースが少なくありません。 そしてメールも使っているがプライベートで使用しているLINEなどのチャットツールも使っているという企業も少なくありません。

LINEを使用することのデメリットは大きく、情報漏洩などセキュリティ面の問題もありますが、プライベートで使用しているので過去にタイムライン上で投稿したものも見られてしまうことを気にする社員も多くいます。 社員のプライバシーが侵害されてしまう危険性もあるので、社員のストレスにならないように気を使って業務連絡を取る努力を企業全体で行う必要があります。

また、新型コロナウィルスの感染拡大防止の観点からリモートワークが主流となった現代でのコミュニケーション不足は大きな課題となっています。

連絡手段での課題として

• 社内、社外をメールで統一しているので重要なメールが埋もれてしまう
• 個人LINEでの個人情報のやりとりが不安
• 電話のすれ違いで意思疎通が効率よく行えない
• 外出が多いので他の社員の状況が掴めない
• コミュニケーション不足による離職が絶えない
• 資料が添付されたメールの検索に時間がかかる

以上のような課題を感じている企業がこのコロナ禍では増えています。

現状このような課題を抱えていない企業も、今後増えていくことでしょう。

今課題を感じている企業や今後を不安に思っている企業に向けて社内SNSの決定版『JANDI』をご紹介します。

今回はビジネス用社内SNSの必要性や『JANDI』の機能について、実際に使ってみた感想なども詳しく解説していきます。

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『JANDI』とは？

出典：JANDI

『JANDI』とは、東証一部上場企業である「株式会社ビジョン」が運営しているビジネス向けSNSで「意思決定の加速」をコンセプトにしています。

個人LINEはセキュリティ面の不安や、社員がプライベートで使うSNSと仕事用のSNSを分けたいという意見もあり、昨今では社内SNSを導入する企業が増えています。

メールでのやりとりを主に行っていると、自分に関係のない共有メールが1日に50〜100件ほど届いてしまい、すぐに返信しなければならないメールが埋もれてしまう危険性もあります。

社内SNSを利用すれば、各プロジェクトごとのトークルームを作成しその中で共有したり、すぐに返信が必要な場合でも個人トークで通知させたり、投票機能を上手く使って効率化を図ることも可能です。

その中で、『JANDI』は仕事用のSNSとしてファイル共有や検索など仕事で使う上でのメリットがとても多いSNSとなっています。

不要な打ち合わせが29％、メールによる業務連絡82％、電話による業務連絡72％を削減できるという実績があり、スタートアップから大企業まで約200万ユーザーに利用されている社内SNSの決定版ともいえるサービスです。

目的別にコミュニケーションがとれるという点で扱いやすく、仕事とプライベートを切り離せるコミュニケーションツールです。

またスマホで使う際にはLINEを使っている時と同じように使用することが可能で、ビジネス版のLINEという感覚です。

トーク画面やタイムラインなどもLINEの仕様に似ているので初めて使う際にも迷うことなくすぐに使いこなせます。

また、LINEではトーク画面で「既読」を確認できますが、タイムライン（投稿）には既読はつきません。 その点で『JANDI』の掲示板機能では既読がつくだけでなく、誰がみたかも確認できます。これにより「送ったメール確認した？」という確認作業が不要となり、時間効率も上がります。

運営会社の「株式会社ビジョン」は、グローバルWi-Fiや情報通信サービスなどの事業も手掛け、その中でJANDIを含む『VWSシリーズ』（申請・勤怠・社内SNS・入退室・営業・人事）を運営しています。

そのため、『JANDI』は勤怠システムや入退室システムと連携して一貫したサービスを利用できます。

勤怠管理システム『VWS勤怠』についてはこちらから。

個人チャット（LINE）のリスク

仕事の連絡をLINEなどのプライベート個人チャットで行うとどのようなデメリットがあるのでしょうか？ 実際には個人チャット（LINEなど）をビジネスで利用している44％のユーザーがセキュリティ及びプライバシーを懸念しているというデータがあります。

約半数の人が「個人チャットで仕事の連絡はしたくない」と思っていることから社内SNSの導入は必要不可欠なものとなります。

リスク1.セキュリティ面

一番大きなリスクとしてセキュリティ面の問題があります。

プライベートで使用しているLINEなどのSNSで会社のやりとりをしていると、社外秘の情報が流出してしまうリスクは拭いきれません。

特にLINEであれば共有機能により誤送信をしてしまったり、プライベートでの連絡のやりとりで情報が漏れてしまったりなど、セキュリティ面での不安があります。

データの管理が難しいという面や、チャット内容や添付データ等が消えてしまう恐れもあります。 特に取引先の情報などが流出してしまうと、自社だけの問題に留まりません。 会社内でも限られた人しか見てはいけない情報やデータなど該当しない人に送ってしまうリスクもあります。

その点で『JANDI』はファイルに閲覧権限を付与して限られた人しか見られないように設定することができるので安心です。

リスク2.コンプライアンス

個人チャット（LINE）では、社内に管理者がいるわけではありません。

LINEであればLINEの会社が管理しているサービスなので、サーバーなど根本からのデータの削除などができません。

特に退社後であっても、いままでやりとりしていた社外秘の情報やデータを引き続き閲覧することが可能になってしまいます。

その点で社内SNSを別にプライベートチャットの他に導入する必要があります。

退社した人のアカウントを管理者が削除することによって再度ログインできないようにすることができるので、退職者に情報が行き届くリスクは根本からなくすことができます。

リスク3.プライバシー

ワークライフバランスを重視している働き方であれば、プライベートで使用しているLINEを仕事でも使用する際には公私混同してしまいます。

誤送信のリスクもあり、仕事は仕事用のツールとして他のサービスを使いたい社員は多くいます。

休みの日にもLINEで仕事のやりとりをしなくてはいけない状況も生じるので、社員のストレスに繋がります。

また仕事とプライベートが分けられないことから社員の離職に繋がってしまう危険性もあります。

そして一番大きい問題点は、実際に過去にLINEのタイムライン機能で投稿をしていると、そのプライベートの情報も他の社員に見られてしまうことです。

その人の趣味嗜好まで丸わかりになってしまうので、プライバシーを守るためにもプライベートで使用しているLINEなどのSNSで仕事のやりとりをすることは避けたほうが無難です。

社内SNSを導入するメリット

1.コミュニケーション不足の改善

社内SNS導入の大きなメリットとして、社員同士のコミュニケーション不足の改善が挙げられます。

特に新型コロナウィルスの感染拡大の観点からリモートワークが主流になった企業も多い中でより一層コミュニケーションを取る機会が減りました。

その中で社内SNSではメールと違い、かしこまった印象ではなくフランクなやりとりができるのでコミュニケーションの円滑化が期待できます。

社内SNSを導入している企業の中では、プライベートのことでも投稿してもいい旨でそれ用に掲示板を作っている企業もあります。

普段見ない休みの日の顔や、同じ趣味の社員がいることを発見できたり社員の交流も社内SNS内で促されます。

2.離職防止に繋がる

実際に社内SNSを導入することによって離職率が下がったというデータもあります。

これの大きな原因の一つとして前述の「コミュニケーション不足の改善」が影響しています。

リモートワークであれば、孤独感の中で仕事をする人も多く仲間意識を持てずに自信をなくしてしまい、退職を考える人も増えています。 そのような社員を救うという機能もあります。

会社といえ、ひとつのチームで仕事をするということを考えるとチームワークの強化によって離職率を下げることは必要不可欠であり。社内SNSはこの時代だからこそ使わない手はないツールの一つです。

3.業務効率化に繋がる

社内SNSの導入は業務効率化に繋がります。

メールであれば、社内共有メールなど自分に直接関わりがない件のメールなども回ってきます。そういったメールで返信しなければいけない重要なメールが埋もれてしまうことで返信が遅れてしまい、時間を無駄に使ってしまう危険性もあり非効率を生みます。

また、「送ったメール確認してくれた？」などの確認作業は頻繁に見るシーンですが、社内SNSを利用すればこの必要もなくなります。

LINEなどと同様にチャット機能だけでなく、共有の掲示板機能などに投稿した場合であっても既読機能があります。

グループチャットや掲示板に投稿したメッセージは「誰が既読したか」まで把握できるので、見たかどうかの確認作業が必要なくなります。

『JANDI』の機能

機能1.チャットビュー

『JANDI』ではLINEのように「既読」が表示されるようになります。

チャットビューはLINEでいう個人チャットやグループチャットと同じ機能です。また使用感もLINEと似ているので、使い始めで操作がわからないという状況にもなりづらい点は大きなメリットです。LINEを普段使っている人はすぐに馴染めます。

またメッセージに対して「いいね」や「メンション」が行えるので共有事項が認識されているかどうかを視覚的に判断することが可能です。

メールであれば、見られたかどうかを「返信」によって把握しますが、そのような必要はなくスムーズな連絡のやりとりが実現できます。

グループチャットであれば飲み会などのイベントの参加を『JANDI』の投票機能を使って参加不参加を把握でき、SNSだからこその迅速な人数把握ができます。

チャットのやり取りだけでなくその他にも

• 投票機能
• Zoomなどの会議システム
• タスク管理
• Googleカレンダーとの連携

などの機能もチャットにはあります。 チャットのメッセージを打つ欄に、これらの機能がワンタッチで使える状態で設置されているのでLINEよりこの点ではとても便利です。

機能2.ボードビュー

チャットビューはチャットメインの機能ですが、ボードビューはLINEでいう「ノート」の機能です。

掲示板形式で情報を投稿することが可能で、案件管理の手間を一気に減らすことができます。

またジャンルごとに投稿するので、過去の投稿を検索する際にも遡りやすく流れを把握しやすいというメリットがあります。

使い方としては「売上報告」や「全社共有事項」などで掲示板のカテゴリー別に投稿します。

カテゴリー別で投稿されるので、いま確認しなければいけない情報をすぐに確認することができます。自分に関係ない掲示板は見る必要もなく、無駄な情報を省くことができます。

メールであれば「全社メール」などあまり自分に関係ないメールも沢山送られます。そこまで必要としてない共有メールもシステムで自動化送信されている場合もあります。

このようなメールで重要なメールが埋もれてしまう可能性もあるので、社内SNSで業務連絡するほうが時間効率が良いと感じました。

また、このボードビューにも「既読」機能があります。

投稿に「いいね」などをしなくても閲覧した人物が誰なのかを把握することができます。誰が見て誰が見ていないのかを確認できることによって確認作業が必要なくなります。

投稿にはファイルの添付も可能で、チャットビュー同様に直感的な使用ができます。

機能3.ドライブ

『JANDI』で共有したデータを格納し、一つ一つのデータの共有範囲も指定することができます。 ドライブの閲覧できるメンバーを選定し、誤って共有してしまったファイルもドライブの閲覧権限がないと閲覧することができません。 比較的頻繁に使用するデータや書類は、会社のサーバー代わりに利用することができます。

機能4.ファイル検索&共有

共有した各種類のファイルが色分けされている状態で検索できます。

例えば過去のトークで共有された「スプレッドシート」だけを検索したいという場合でもカテゴリーから「スプレッドシート」を選択すれば全て確認できます。

色分けされているので視覚的に明確に分かります。 他のトピックへ共有したい場合でもリンクを貼れば共有できます。

機能5.オンライン会議システム

『JANDI』内でのグループトークなどからオンライン会議の依頼や参加がワンクリックでできます。

LINEでの「ビデオ通話」と同じような機能で、画面共有もスムーズに行えます。 リモートワークが主流となった現代では、欠かせない機能の一つとなっています。

その他オンライン会議システムの機能

• ドキュメント共有
• ライブモード
• 最大300名の参加が可能
• 録画機能
• PCはもちろん、スマホ・タブレットでも参加可能

機能6.タスク管理

メッセージ内での急な依頼もタスク管理機能によって漏れなくスムーズに対応することができます。

タスクごとの担当者も一目で分かる仕様になっているので進捗率も把握できます。

アラート通知機能もあるので、締め切りが近づくとタスクを振られた人にも通知がいくように設定できます。

機能7.他サービスとの連携

社内SNSの機能だけでなく、他のサービスとの連携が可能です。

例えば『JANDI』と『Googleカレンダー』を連携させることによってトークからスケジュール登録がされ通知してくれる機能や、Zoomとの連携も可能なのでワンクリックでZoom接続ができます。

パスコードも自動発行なのでセキュリティ面でも安心です。

また、株式会社ビジョンが運営する他のVWSシリーズの「VWS勤怠」との連携も可能で出勤時間や退勤時間などを5〜60分の間で設定した時間でJANDIに通知を流せます。

『VWS勤怠』についてはこちらから。

機能8.セキュリティ

『JANDI』で共有したファイルやメッセージは全て暗号化されるので安心して利用することができます。

株式会社任天堂や株式会社NTTドコモなどが導入しているAmazon Web Services（AWS）を使用しており、データの保存や通信のセキュリティ高水準で確保しています。

機能9.休みの日は通知OFFに

プライベートと仕事を切り分けたい場合には、通知をOFFにすることが可能です。

また不在設定を行うことで、他の社員に不在であることを周知させることができます。

機能10.会社間の取引にも

JANDIには有料、無料の違いで正メンバーと準メンバーで分類することができ、外部のアカウントを作成することができます。

これにより、会社間でのプロジェクト進行が可能となります。

正メンバーと準メンバーで切り分けを行うことで、会社間でのJANDI使用時に余計なコストをかけることがなく導入することができます。

準メンバー同士での個別のやり取りは制限されているため、1対1の会社間での使用以外に複数の会社間での使用でも安心して利用できます。

また正メンバー1人に対し、10人までの準メンバーを作成することができます。 準メンバーは無料で作成できるため、小規模企業導入にオススメです。

当然正メンバーと準メンバーでは機能に制限があります。 準メンバーができない大きな点として

• 招待された参加トピックのみ参加可能な点
• 参加できるトピック数も最大5つ(1:1のトークルームは除く)
• 最大300名の参加が可能
• ドライブ機能やWEB会議の発行ができない。

という点があります。

社外の取引相手に対し、制限された機能でアカウントを渡すことができるため、安心して準メンバーとのやり取りを行うことができます。

JANDIは会社間でのやり取りにも非常に有用なので、利用の際は準メンバー機能は重宝することでしょう。

参加トピック無制限招待されたのものみ参加可能

料金、プランについては記事最後にまとめていますので、ご確認ください。

『JANDI』の料金・プラン

『JANDI』は無料プランであっても最大500人まで使用できます。 制限はかりますが、小規模の企業であればトライアル感覚で使ってみて検討されることをおすすめします。

月額料金0円/AC440円/AC880円/AC

※価格は税込表示です。 ※準メンバーとは招待されると参加できるメンバーのことをいいます。（社外の方など）

システムサポートが充実している

『JANDI』を導入後の設定の仕方などが分からない場合は、訪問設定サポートが受けられます。

担当者の方が実際に会社に出向いて、設定のサポートをしてくれます。

無料でサポートの費用はかかりません。 また、訪問設定サポートではなくWEB会議システムによる画面共有サポートも対応してくれます。

直接会って話すこともご時世的に避けたいという場合でもサポートを受けられます。

こちらもサポートの費用はかかりません。

無料トライアルはこちら無料トライアル期間中もサポート対応可能

使ってみた感想・まとめ

いかがだったでしょうか？ ビジネス向けSNSを導入することで、社員の離職率が減るというデータがあることも納得できます。

実際に使ってみて、メッセージのやりとりが簡単且つ気兼ねなくできるというメリットを感じました。

社内SNSの重要性はいうまでもなく、特に新型コロナウィルスの感染拡大防止の観点からもリモートワークを余儀なくされた企業も多い中でコミュニケーション不足は各企業の課題となっています。

また、メールであれば日本の文化的に形式張った文面で不要な文章までも組み込んで作成しなければならず、無駄な時間もかかります。

しかし、社内SNSのチャットであれば比較的フランクなやりとりができるので時間もかからずメールの書き方などを気にする必要もありません。

メールで業務連絡をする一番のデメリットは重要なメールが埋もれてしまうことです。自分が直接関係のないメールで溢れてしまう経験は誰でもあるものだと思います。これを解消できるが社内SNSの強みです。

社内SNSを利用する際にも社内でルールを決めて運用していくといまよりも余計なコストを削減して効率的に仕事を回すことができます。

いかにうまく使うかで効率化できることとできないことが決まるので、導入から使い方のコツなども無料サポートで聞くこともできます。

まだメールでしかやりとりをしていない企業や、社内SNSを検討中の企業であればこの機会に導入してみてはいかがでしょうか？