今までの「普通に出社して、社員全員で同じ空間で仕事をする」ということが当たり前だった時代が、コロナの影響で難しくなった社会で必要となってきているツール「バーチャルオフィスツール」。
現代は、『リモートワーク』が主流となり、一人ひとりが在宅で仕事ができる環境を整える必要があります。
また国からもリモートワークを推奨されていることを考慮すると、「如何にリモートワークを充実させるか？」という観点で新たに仕事環境を整えなくてはなりません。
その中で、在宅勤務の孤独感や効率の良さを求め、新しいサービス「バーチャルオフィスツール」が誕生しました。
初めてこのサービスを知った方、聞いたことはあるけれど実際何のことかだか分からない方などへ、そのメリットや選び方などを解説しています。
バーチャルオフィスツールとは？
オンライン上で仮想のオフィスを作り出し、コミュニケーションを取ることができる新しいツールのことを指します。
「クラウドオフィスツール」「仮想オフィス」とも呼ばれています。
その場に社員全員がいる様な感覚で話しかけたり、遠くにいる人たちの会話内容が聞こえてきたり、自宅で会社と変わらない環境を作り出せます。
また、「一人ひとりが自分のアバターを持ち、オンライン上で一緒に仕事ができる」という面白さがあります。
バーチャルオフィスツール導入のメリット
実際のオフィスにいるような感覚で仕事ができる
リモートワークが主流になりつつある世の中で、1番と言っていいほど問題視されているのが、「社員同士のコミュニケーション不足」です。
直接会うことが難しくなった影響で生じるこの「コミュニケーション不足」をバーチャルオフィスツールで解消することができます。
それぞれの社員が何をしているか、また他の社員同士がどんな会話をしているのかなどがオンライン上で分かるので、「まさにそこにいるかのような感覚」が味わえます。
在宅勤務の孤独感がなくなる
「在宅勤務は孤独感を抱える」とは良く言われるものですが、確かに1人で家で仕事をするには周りの目を気にせずできるなどのメリットもありますが、慣れてくるとやはり寂しくなったという声も多く出てきています。
社員同士が仲の良い会社であったり、社内コミュニケーションの多さが売りであった会社、また新入社員の方々もコミュニケーションが取りづらくなると不安になりやすいのがリモートワークの懸念点の一つです。
そんな孤独感を感じずに、オンライン上で他の社員と会えるので「家にいても会社にいる感覚」でコミュニケーションが取りやすい環境になります。
社員の勤怠管理がしやすい
リモートワークの問題点として、「勤怠管理」も注目されています。
普段は、オフィスに行けば「だれが出勤していて、だれが欠勤しているか」は、席にいるかどうかで瞬時に分かりました。
ですが在宅勤務が増えてきたいま、だれが出勤しているかは社員全員の目に見える形ではありません。
バーチャルオフィスツールには、入室や退出などのログを残せる機能などもあるので、何時に来て何時に帰ったのか？なども目に見える形で管理、確認することが可能です。
社員のモチベーション維持
どうしても人間は、家にいて仕事をするとその孤独感から仕事意欲が下がってきてしまう危険性も軽視できません。
新入社員などまだ入社して安定していない場合などには特に注意が必要です。
そんなモチベーションも実際にオフィスにいるような感覚で仕事ができるのなら、維持することができます。
いまそれぞれが何をしているのかも一目で分かるので、新入社員を気にかけなくてはいけない上司の方なども、コミュニケーションが取りやすいため離職防止にも役立ちます。
Remotty
雑談や軽い声かけなど、オンライン上での自然な会話を可能にするツール。実際に皆んなの顔を見ることができるので、安心感が生まれます。
出典：Remotty
Remottyの特徴
- 顔が見える
- 自分の座席スペースがある
- 周囲の声,つぶやきが見える
- 会議がワンクリックで始められる
- Googleカレンダー、Office365、iCalendarとの連携が可能
- 入退室ログが見える
Remottyの料金・プラン
料金：要お問い合わせ
※無料トライアル期間あり
roundz
「会話」にこだわったバーチャルオフィスツールです。
出典：roundz
roundzの特徴
- ステータス機能
-現在のステータスが分かるので、安心して会話ができます。 - ボイスチャット機能
-キーボードを押すだけで同じ「ルーム」にいる人と会話ができます。 - 画面共有で細かい話が可能
-ワンクリックで画面とマウスの共有ができます。 - カメラなし
-「今すぐ」話しかけることができるので、「あえて、カメラ無し」。髪型、服装、化粧、背景を気にせず会話が始められます。 - クロスプラットフォーム
-Windows、Macどちらも使用可能なので使う人を選びません。
roundzの料金・プラン
- Small（5名まで）月額5,500円
- Basic（20名まで）月額16,500円
- Team（50名まで）月額40,000円
remo
デザインにこだわったバーチャルオフィスツールです。
ビジュアルデザインが働く気分を盛り上げてくれます。
出典：remo
remoの特徴
- 海外製ツール
- ホワイトボード機能
- すぐに会議を始められる
- 分かりやすい座席や会議室のレイアウト
- Googleサービスとの連携
- Slack連携
- ゲストメンバーの招待
- ステータス管理
remoの料金・プラン
- ライトプラン:$20(1ユーザー/月)
- スタンダードプラン:$40(1ユーザー/月)
- デラックスプラン:$50(1ユーザー/月)
- プロプラン:$70(1ユーザー/月)
Sococo
Sococoは、テレワークの人に関わらず、出社している人全員がコミュニケーションを取りやすくするツールです。
出典：Sococo
Sococoの特徴
- マルチデバイス対応
- インストール不要でブラウザのみでアクセス可能
- 座席や会議室のオフィスレイアウトが豊富
- 文字、声、映像によるコミュニケーションが可能
- 社外の人もゲストとして招待できる
- 他の人のステータスが一目でわかる
Sococoの料金・プラン
2,500円(1ユーザー/月)
※契約単位1年（年払い）、最少契約ユーザー数：10ユーザー
ovice
oviceはイベント開催も可能で、消費データも少ないバーチャルオフィスツールです。
出典：ovice
oviceの特徴
- 会議室
-オープンスペースから隔離された場所で会議をすることが可能です。 - 立ち話
-アバター同士が近づくことで立ち話に参加できます。
意図的にも偶発的にも会話を始められます。 - 画面共有
-会話中にすぐに画面共有に切り替えられます。 - スピーカー
-メガホンやマイクを使って、場内アナウンスが可能です。 - ダウンロード不要
-アプリをダウンロードする必要がなく、ブラウザだけで利用可能です。 - 案内板
-イベントでの広告や社内への情報共有を簡単にできます。
会社用の掲示板としても利用可能です。
oviceの料金・プラン
- Basic:5,000円(50名まで)
- Standard:20,000円(200名まで)
- Organization:50,000円(500名まで)
それぞれのプランで収容人数上限の利用で、1ユーザーあたり100円。低コストでの利用が可能です。
tandem
discordの様な感覚でコミュニケーションが開始できるバーチャルオフィスツール。
discordを使い慣れている方におすすめです。
出典：tandem
tandemの特徴
- 誰がなんのアプリを使用しているのかをリアルタイムで確認可能
- 40以上のワークフローツールと連携
- discord感覚でコミュニケーションが可能
- 複数人同時画面共有
- 画面共有時の閲覧者のカーソル確認
- シンプルで使いやすい
- クロスプラットフォーム
tandemの料金・プラン
$10(1ユーザー/月)
※2週間の無料トライアルあり。
RISA
RISAは、3Dバーチャルアバターを楽しめるバーチャルオフィスツールです。
出典：RISA
RISAの特徴
- 高品質の音声通話
-常時接続を想定した負担の少ない音声通話仕様になっています。 - 4画面までの画面共有が可能
- ステータス機能
-「声かけOK」「取り込み中」「離席中」など現在の状態をワンクリックで共有可能です。 - オリジナルアバターの作成
- 3Dバーチャル空間
-同じ空間にいる臨場感を体験できます。
RISAの料金・プラン
500円(1ユーザー/月)
※最低契約期間6ヶ月
Virbela
Virbelaでは、リモートワーク特有の「疎外感」を生まない新しい世界空間で楽しく仕事ができます。
出典：Virbela
Virbelaの特徴
- ホワイトボード利用可能
- 数百人規模のオンライン会議室
- 3Dバーチャル空間
- 休憩室やテラスなど様々な空間を実現
- 社内研修などにも最適
- エキスポホールのような大規模なイベント会場も設置可能
- アバターや空間のカスタマイズ
- アバターのモーションにもこだわっている
Virbelaの料金・プラン
$10(1ユーザー/月)
mycrew
mycrewは、登録するだけでその日から使えるオンラインオフィスサービスです。
出典：mycrew
mycrewの特徴
- ステータス共有
mycrewにログインすることで他のメンバーの状況がわかり、一緒に働いている感覚を認識でき、スムーズにコミュニケーションが開始できる。 - 気軽なコミュニケーション機能
Voiceフロア、フロアボードで気軽にコミュニケーションができる - オフィスのフロア・拠点を再現できる
フロア、拠点をオリジナルで設定でき、実際のオフィスのレイアウトや拠点を再現できます。 - デスクトップ
Windows、Macの両方に対応したデスクトップアプリを利用することで今使っているソフトウエアをmycrew上にミニアイコンとして表示することが可能になります。
mycrewの料金・プラン
- スタートプラン
1ユーザあたり 500円/月 - プラスプラン
エンタープライズ向けのプランです。詳細はお問い合わせください。
バーチャルオフィスツール導入の懸念点
人や年代によっては機能を使いこなせるかが重要になってきます。
全員が同じように使いこなせるようになるには難しいものがありますが、コミュニケーション不足を解消することを目的としたツールなので、「使えないからやらない」などの声も少なからずあると思います。
特に社員の年代、操作スキルなどに差があるとコミュニケーションを取りづらくなります。
コミュニケーションをバーチャルオフィスツールだけに頼るのでは、根本的解決にはなりえないかもしれません。
普段使い慣れているツールと組み合わせて使用したり、人によって使用システムを使い分けるなどの対応は必要となってくるでしょう。
各サービス比較
| サービス | 最低価格/ユーザー | 無料トライアル | 最低契約期間 |
|---|---|---|---|
| Remotty | 2,000円 | 初回面談後トライアル移行 | 6ヶ月 |
| roundz | 980円 | 7日間〜 | なし |
| remo | $20 | 14日間 | なし |
| Sococo | 2,500円 | 30日間〜 | 12ヶ月（年払い） |
| ovice | 100円 | 14日間 | 3ヶ月 |
| tandem | $10 | 14日間 | なし |
| RISA | 500円 | 7日間 | 6ヶ月 |
| Viebera | $10 | – | – |
| mycrew | 500円 | 14日間 | 12ヶ月 |
番外編
その他おすすめするバーチャルオフィスツールをご紹介します。 以下は、人気度の観点から見ると上記の8つには劣りますがユーモアがある画面やそのサービスにしかない機能などがあります。 また、バーチャルオフィスツールは基本的な機能はどのサービスであっても備わっているため、最終的な判断は画面の見やすさや、好みのビジュアルなどで決めてみてもいいかもしれません。
1.Pragli
出典：Pragli
Pragliの特徴
バーチャルオフィスツールの要となるアバターを自分好みに編集でき、その自由度も高いのが特徴です。 アバターを利用したバーチャルオフィスツールであれば、遊び心のあるPragliがおすすめです。
アバター使用のため化粧や部屋の心配がない
女性であれば化粧をしていない状態で画面には映りたくないなどの理由で、オンライン会議等を毛嫌いする方もいることかと思います。 また、部屋が散らかっている、もしくは見られたくないという場合でも、アバターでの表示になるため格好や部屋の心配がありません。
選べるアバターの種類が豊富
アバターを利用するバーチャルオフィスツールは多くありますが、その中でも設定できるアバターの種類は比較的多いです。 自分に似せたアバターを作ることはもちろん、個性を出すこともできるので、見られるものとしてこだわることができます。
話し方によってアバターが動く
アバターが表示されている状態で会話をする際に、話に応じてアバターが動きます。 撮影しているカメラで動きを感知して、その動きによってアバターも動くのでリアクションができます。 顔の向きや表情が反映されるユーモアさもあり、見る側からしても飽きないという特徴があります。 また、静止画に向かって話すという機械的な会話は相手が本当に理解しているかを見極めるのが難しいですが、その心配もなくなるというメリットがあります。
その他機能
・Googleカレンダーと同期可能 ・ミュージックアプリ「Spotify」と同期可能 ・ステータスの設定 ・「ドアの開け閉め機能」によって離席中を可視化
Pragliの料金・プラン
現在（2021/05/31時点）では、無料となっています。 有料化になる予定もありますが、実施1ヶ月前までに全ユーザーを対象に通知が送られます。 一つのチームに入る人数の上限もないので、100名単位でも無料で利用できます。
2.LIVE WORK
出典：LIVE WORK
LIVE WORKの特徴
一定間隔で撮影された静止画が共有されるので、オフィスの自席から見えるいつもの光景・顔ぶれをオンライン上で再現することができます。また、ワンクリックで希望の相手とすぐに会話を始めることができるため、オフィスでのリアルなコミュニケーションに引けを取らない、簡単でスピード感のあるコミュニケーションが可能となり、チームコラボレーションが加速します。
その他機能
仮想ルーム機能・プレゼンス機能・ステータス機能・パーソナルタグ機能・画面共有機能・ファイル送信機能など、自社の使い方にあったカスタマイズが可能です。
LIVE WORKの料金プラン
ベーシックプラン：月額5,478円(税込)〜/25ユーザー
ビジネスプラン：月額10,780円(税込)〜/50ユーザー
ビジネスプラスプラン：月額21,560円(税込)〜/100ユーザー
エンタープライズプラン：101名以上でご利用の場合は、お問い合わせください
※機能制限なしで30日間の無料トライアルがお試しいただけます。
※プランにより、音声・ビデオ通話の推奨利用人数が変わります。
※2023/3/16時点
3.Teracy
出典：Teracy
Teracyの特徴
ノイズキャンセリング機能
リモートワークで行うオンライン会議に適した「ノイズキャンセリングサービス」があるバーチャルオフィスツールです。 自分の部屋は静かでも、通話相手の周囲の音がうるさくて聞こえづらい場合などでも、ノイズキャンセリングサービスと連携することによって、ノイズを削除できます。 会議では業務に関わる重要な話が多いので、聞き逃しや聞こえづらさをなくしてくれるメリットがあります。
トピック機能
「緊急度がそれほど高くはないが後で話したい議題」などをトピックとして共有できます。 議題ごとにトークルームを設定でき、対象者や興味ある方がルームに入ってきてくれる仕組みです。 リモートワークではただでさえコミュニケーション不足に陥りやすいので、チーム内のコミュニケーション量を増やしてくれる画期的な機能です。 トピックを見れば、皆んながどのようなことについて話したいと思っているのかを一覧で確認できるので、マネージャークラスの方にもおすすめの機能です。
その他機能
・数秒でビデオ通話を開始 ・ステータス機能 ・アバター使用 ・ルームを自由にカスタマイズ ・コミュニケーション量を可視化
Teracyの料金・プラン
登録無料
4.SpatialChat
出典：SpatialChat
SpatialChatの特徴
画面上の距離がお互いの会話の距離になる現実的なバーチャルオフィスツールです。
現実性を求めた会話スタイル
リアルでは遠くにいる人の会話は聞こえづらく、近くにいる人との会話は聞こえやすいですが、それと全く同じ状況を「SpatialChat」は作り出します。 これによって、話しかける際にはその人に自分のアバターを近づいて会話ができます。
その他機能
・スペース内の全ての参加者にアナウンスが可能 ・画像や動画をルーム上にピン留め可能 ・数百人〜数千人規模のイベント開催可能（Proプラン）
SpatialChatの料金・プラン
Free Plan
3部屋まで（1部屋25人までの参加可能） 画面共有や動画の共有が可能 1日あたり参加者全員で3,000分まで
Standard Plan
月額$49.99 5部屋まで（250人までの参加が可能） 1日あたり参加者全員で5,000分まで
Pro Plan
数百人〜数千人の大規模イベントの利用が可能 リモートワークでの全社会議が可能 プライベートパーティー Pro Planの料金は要問い合わせ
5.FAMoffice
出典：FAMoffice
FAMofficeの特徴
富士ソフトが提供するもので本記事で紹介しているバーチャルオフィスツールの中で最新リリース（2021/06/15）のものとなります。
メンバーステータスを俯瞰して確認可能
画面上のオフィスで誰がどの状態でいるのかを、一目で確認できます。 一画面に映るアバターの数が多いため、大勢のステータスが分かりやすくなります。 オフィススペースに集合して座っているアバターが「つぶやき」を行うとアバターの頭上に表示されるので、より具体的に周囲の人の状態を確認できます。
オンライン会議のための準備が不要
画面上にある会議室にアバターを着席させることによって、12人までのミーティングを始めることができます。 Zoomのようにオンライン会議実施のURLを送る必要もなく、スムーズに始められるので、時間短縮にもなります。
その他機能
・ブラウザ利用可能 ・1フロア最大150人（フロアの追加可能） ・ビデオ通話中はアバターの顔部分だけ表示される ・話したいアバターに触れるだけでビデオ通話開始可能
FAMofficeの料金・プラン
月額300円〜／ユーザー（最低契約数100ユーザー） 初期費用：100,000円（1,500名 10フロアまで） 1ユーザあたり2.0GBまで（30時間の映像・音声通話） 無料トライアルあり
まとめ
コロナ流行から1年が経ちました。
プライベート同様、仕事面でも新しい環境に移行している中、リモートワークの重要性は軽視できません。
今までと違う環境になってしまったが為に、対応に遅れたり様々な問題点が浮き彫りになっています。
バーチャルオフィスツールはその中でも、社員同士のコミュニケーション不足の解消、それに伴う業務の効率化を図るのに最適なツールだと言えます。
会社規模や、利用したい機能や使いやすさなどで比較し、貴社に合ったバーチャルオフィスツールをしっかり確認の上、使用することをおすすめします。
