新型コロナウィルスの感染拡大により、リモートワーク（在宅勤務）が推奨され働き方も大きく変わりました。
普段会社に行くことが当たり前だったことから、リモートワークを行うことによってそれに必要なツールや仕組みを整える必要性があり、リモートワークを充実させることも重要になりました。
その中で、対面で会わなくても顔を見て会話ができるWeb会議システムが必要不可欠なツールになるなど、さまざまな便利ツールを使用する必要があります。
今回はそんなリモートワークで重宝する便利ITツールをご紹介すると共に、その機能などを解説していきます。
リモートワークでの課題
出社をしないリモートワークではどのような課題があるのでしょうか。
今回ご紹介する便利ITツールはリモートワークでの課題を解消することができる機能が搭載されているものばかりなので、ここで一度リモートワークの課題を確認しましょう。
課題1.社員同士のコミュニケーション不足
まず第一に考えられる課題として、「社員同士のコミュニケーション不足」が挙げられます。
これは、出社をしない、つまり社員同士が顔を合わせる機会が減ったことによりコミュニケーションを取ることができる状況ではなくなったことが原因です。
メールや電話などの顔が見えない状態での業務連絡では、相手の発言の意図を汲み取りにくくなり双方で認識の相違が生じてしまいます。
これにより、取引先に迷惑がかかることも少なくなく、業務スピードも落ちてしまいます。
社内の共通認識を持てずに仕事を進めてしまうとあらゆる問題に繋がってしまうため、防ぐ必要があります。
課題2.離職率が上がる
リモートワークの充実化を考えていないと、社員の離職率やモチベーションの低下を促すことになりかねません。
同じ方向を見て進んでいく社員同士で、且つ同じ場所で活動をすることによって仕事の士気を高められますがリモートワークは孤独感を抱えやすいというデータもあるくらい、1人で仕事をしている状況を続けるべきではありません。
特に新入社員の場合、上司や先輩と話し会社のことを知っていくことが多いため、リモートワークでは不便を感じることが多くあると思います。
この件はどの先輩に聞けば良いのか、また先輩の顔と名前が一致しない、などの不安感を大きく抱きやすいので、それが早期退職に繋がってしまうリスクも経営側は考えなくてはなりません。
課題3.進捗管理がしづらい
仕事を進める上で、管理者やチームのメンバーはそれぞれが担当しているタスクの進捗を把握していなければなりません。
リモートワーク以前の働き方であれば、聞きたい時にすぐ聞ける状況にいたため不便は感じませんでしたが、リモートワークになり顔を合わせる機会が減ると、いまどこまで進んでいるのかなどを追いづらくなります。
進捗管理をしっかり行えないことにより、部下や同僚に指示やアドバイスを行うことも難しくなり、結果としてチームワークも悪くなってしまいます。
お互いがどの仕事をいま行なっており、どこまで進んでいるのかをシビアにチェックしておくことがリモートワークの充実にも繋がります。
リモートワークでの便利ツールはこれ！
前述でリモートワークにおける大きな課題を解説しましたが、それぞれの課題はどのように解消していけばいいのでしょうか。
リモートワークではより自社にあったサービスを導入することによって、いままでの働き方と同じくらいの生産性、もしくはそれを超える業務効率を生むこともできるので、一つ一つ解消できる課題と共に解説していきます。
便利ツール1.『Zoom』
出典：『Zoom』
『Zoom』の特徴
言わずと知れたリモートワークで必須のアイテムである『Zoom』をまだ使っていない方は時代遅れといっても過言ではありません。
『Zoom』はオンライン会議システムとして有名で、無料でほとんどの機能が使えるのでアカウントを持っておくだけでメリットはたくさんあります。
また1対1のオンライン会議の場合は、実質時間無制限で話し放題です。
社内での利用はもちろん、社外の人との商談ややり取りでも重宝する便利ツールです。
感染症対策で対面では会いづらいというこの時代だからこそ、使うことにとてもメリットがあります。
遠方のお客様とのやり取りでも十分使えるので、業務を効率的に進めることもできます。
リモートワークでの課題1として「社員同士のコミュニケーション不足」を挙げましたが、『Zoom』はこの課題を解消するメリットがあります。顔を見て話すことができるという安心感や、直接話すことによるモチベーションの向上などコミュニケーションを取りやすいことが魅力です。
特に上司と部下の関係の場合には、面談を『Zoom』で行うことにより進捗管理もしやすくなります。
複数人でも同時接続し、共通の話題について話せるので同じ空間で仕事をしているような一体感も感じられ、孤独感も解消されます。
『Zoom』の料金・プラン
基本プラン無料40分まで
| 料金 | 3人以上の会議 | |
|---|---|---|
| Proプラン | 2,200円/月額 | 無制限 |
| Businessプラン | 2,970円/月額 | 無制限 |
| Enterpriseプラン（大企業向け） | 2,970円/月額 | 無制限 |
※表示価格は税込です。
基本プランでは3人以上の会議の場合40分までですが、一度回線が切れた後また接続すればまたそこから40分会議を行うことができます。
便利ツール2.『RISA』
出典：『RISA』
『RISA』の特徴
リモートワークの孤独感を解消する1番のツールは『バーチャルオフィスツール』です。
実際のオフィスにいるような感覚で仕事をできるツールで、バーチャル上の仮想オフィスで自分のアバターを操作することによって画面内の他のアバター（社員）に話しかけることがりできたり、「離席中」などのステータスの表示もできます。
その中でも『RISA』は3Dバーチャルアバターを使用することでより臨場感やリアル感があります。
特に『RISA』の中で音声通話をする際には、常時接続を想定して作られているため、高音質で聞き取りやすい仕様になっています。
自分のアバターを作る際にも、個性を表せられるように自由に髪型などを選ぶこともでき、遊び心があるので仕事のモチベーションも保ってくれます。
『RISA』の料金・プラン
1ユーザーあたり500円（税別）/月額
また、最低契約期間が6ヶ月です。
費用もそこまで高いわけではなく、様々な機能が使えます。
便利ツール3.『クラウドサイン』
出典：『クラウドサイン』
『クラウドサイン』の特徴
電子契約システムの中で導入実績が豊富な『クラウドサイン』は、弁護士ドットコムが運営するサービスなので安心感もあり使い勝手も良いのが特徴です。
以前での働き方であれば契約書にサインする時など、対面でせざるを得なかった今までの常識を覆し、遠方にいながら契約を結ぶことができる大きなメリットがあります。
リモートワークでの契約締結ができれば、お互い楽にスムーズです。
特に『クラウドサイン』であれば、契約書のテンプレート作成などもできるので、契約書発行から契約締結までの時間も大幅に短縮され、契約数も増えます。
直接会いに行かずとも契約ができるサービスで、電子印鑑サービスを導入している企業の8割は『クラウドサイン』を導入しています。
『クラウドサイン』の料金・プラン
月額費用10,000円〜100,000円
プランによって、使える機能の多さに差があります。
詳しくはHPをご確認ください。
リモートワークで生産性を上げるために
出社しない形を取ると、不便なことも多くなりますが時代に合わせた働き方を充実させることは企業側の課題でもあります。
よりスムーズに業務を行えるよう、リモートワークでの便利ツールを導入することができれば社員の孤独感や離職率の抑制、またモチベーション維持にも繋がり、会社としてもプラスです。
自社に合ったリモートワークでの便利ツールをよく検討して、導入を考えてみることが重要です。
