様々な行政手続きがデジタル化、クラウド化になっている昨今でよく耳にする『電子契約』とはどのようなものなのでしょうか？
電子契約には紙の契約書と同等の法的効力があります。
ただ、電子契約を対応していない契約内容などあるので注意が必要です。
従来の紙の契約書とどのような違いがあり、どのようなメリット・デメリットがあるのかを解説していきます。
電子契約とは？
契約書は従来、紙ベースで行っていましたが、電子契約の場合は電子文書での契約が可能となりました。
紙での契約は必要なく、電子文書だけで契約を行うことができます。
よく勘違いされるポイントとして、契約書をPDFデータにしたものではありません。
主に、メールでの契約書送付になりますが、紙の契約書をPDFにして送るというものではなく、電子契約専用のソフトウェアなどを導入して、作成する必要があります。
また、電子契約は紙での契約書と同等の法的効力を持ちます。
そのため、偽造を疑われた場合は「偽造ではない」という証拠が必要になります。
紙での契約書の場合、サインまたは会社の印鑑が必要ですが、電子契約においては、「電子署名」「電子印鑑」に換わります。
この場合でも、本人がそれらを押印したかどうかは特定できないため、セキュリティ上の問題も考えられます。
その際には、「身元確認済み高度電子署名」という電子署名の種類を用いることをおすすめします。
これは、普通の電子署名よりも導入のハードルが高く、電子認証局という場所で厳格な審査を行うことによって証明書を発行することができます。
導入のハードルは高いですが、セキュリティを考慮した上で外部へ漏れてしまう危険や、本人が押印したという証拠も残すことができます。
電子契約のメリット
契約書に貼る収入印紙が不要
契約書には業種や契約内容によって違いはありますが、収入印紙が必要になる場合があります。
印紙税法に基づいて、その別表に載っている契約に関しては収入印紙の貼り付けが必要になります。
その収入印紙が貼られていないと脱税として税務調査で判断され、追加徴税の対象になります。
電子契約に収入印紙が必要ないということはどういうことなのでしょうか。
結論から言うと、法律上「電子契約の際には収入印紙は必要ありません」と明確に書かれているわけではありません。
しかし、書かれていることの中に「課税文書は紙媒体のもの」という記述があります。
つまり、紙でなければ課税対象ではないと遠回しに言っていることになります。
明確には電子契約の際には収入印紙が必要ないと書かれていなくても、紙でないなら課税対象にならないと解釈されています。
そのため、電子データに値する電子契約の場合には収入印紙が不要とされています。
業態によっては印紙代が大きくかかる場合があります。
フランチャイズ契約や、代理店契約などの継続的な取引の元となる契約の場合はその分印紙代がかかりますが、それを削減することができるので、電子契約の大きなメリットといえます。
契約に関する業務効率化
紙での契約書の場合、一つの契約に関するコストは多くかかります。
業務効率の話では、まず契約書を作成、契約書を印刷、製本、郵送、返送、契約書の保管までの一連の流れに対して、人的コストや時間のコストも大きく費やします。
契約書の保管も、セキュリティ上、コンプライアンス上、細心の注意のもと行わなければなりません。
このように紙媒体だと一つの契約書にかかる手間は少なくありません。
電子契約の場合には、データでのやり取りになるので印刷や製本や郵送の必要がありません。
メールで電子印鑑もしくは電子署名を押印し、契約データを送るので余計な手間やコストがかかりません。
このように、「印刷」「製本」「郵送」がメール送信だけに換わるだけでも大きな業務効率化といえます。
また、取引先の手間もデータ入力だけで済むのでお互いに大きなメリットとなります。
契約締結までの時間短縮
上記の項目に関することとして、契約締結までの時間を短縮することができるというメリットもあります。
一番時間がかかることといえば、契約書を郵送してから返送してもらうまでの間です。
取引先が大きな企業などでは、契約書が届いた時点から社内で稟議を回したりする時間があり、その後返送となる場合が珍しくありません。
電子契約の場合では、一連の流れをデータで行うことができるので時間が大幅に短縮されます。
これにより、契約締結までの時間短縮に繋がります。
電子契約のデメリット
全ての契約に対応しているわけでない
電子契約で契約を交わそうとした際に、契約の種類によっては対応していないものもあるので注意が必要です。
対応していない理由は、法律の定めによって紙での契約でないと認められない契約というものが一部存在するということです。
こちら側と取引先双方の同意があったとしても認められないので、普段行う契約が電子契約対応していないものであれば、導入を待った方がいいかもしれません。
主に、不動産に関わる契約や訪問販売に関わる契約においては、電子契約が認められていません。
おすすめ電子契約サービスはこれ！
1.クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
出典：クラウドサイン
クラウドサインの特徴
電子契約システムで一番有名で導入実績も豊富な「クラウドサイン」。
弁護士ドットコムが運営しているサービスとしても大きな信頼があり、迷ったらこのサービスを導入することをおすすめします。
電子契約サービス導入の80%が利用
現在電子契約システムを導入している企業のほとんどがこの「クラウドサイン」を導入しています。
この8割の企業の中では、有償のサービスと無償のサービスのユーザーも含まれるので、より信頼度は高いといえます。
クラウドサインの料金・プラン
「standard」
月額10,000円
200円/送信件数
ユーザー数・送信件数 無制限
機能
・書類作成、送信
・電子署名+タイムスタンプ
・高度な認証リクエスト機能
・テンプレート作成、管理
・チーム管理
・Web API
「standard plus」
月額20,000円
200円/送信件数
ユーザー数・送信件数 無制限
機能
・standardの全機能
・紙の書類インポート機能
「business」
月額100,000円
200円/送信件数
ユーザー数・送信件数 無制限
機能
・standardの全機能
・IPアドレス制限
・承認権限設定
・高度な管理機能
・SSO（シングルサインオン）機能
・電話サポート
2.NINJA SIGN（株式会社サイトビジット）
出典：NINJA SIGN
NINJA SIGNの特徴
弁護士監修の電子契約システムなので安心感もあり、多くの企業で導入されています。
従量課金制度なし
本来電子契約サービスを利用しているとその都度かかってしまう費用として、「従量課金」があります。
これは、契約書を送付するごとに「一件〇〇円」とかかる費用のことをいいます。
しかし、NINJA SIGNではその従量課金制度がなく、月額固定制となっています。
契約書を何通送付しても月々の料金は変わらない点で、NINJA SIGNは大きなアドバンテージを持っています。
個人事業主向け
法人でも導入することにデメリットはありませんが、個人事業主にとって大きなメリットがあります。
それは、「1アカウントでの使用の場合安く抑えることができる」という点です。
月額10,000円が他のサービスにおいても通常ですが、NINJA SIGNであれば1アカウント使用の場合5,500円ほどで済みます。
そのため、個人事業主の方にとっては一番安く使える電子契約サービスだといえます。
NINJA SIGNの料金・プラン
ライトプラン
月額5,478円〜/アカウント
3.Signing（株式会社ネオキャリア）
出典：Signing
Signingの特徴
個別サポート対応
他社の電子契約サービスと比較して大きい特徴は、個別サポートが充実していることです。
チャットサポートや電話サポートは他社でもありますが、企業毎に個別サポートを行ってくれる点で運用開始までスムーズに移行できます。
その企業にあった電子契約の運用を教えてくれるので、機能などを無駄にすることなく利用することができます。
取引先に関わらず電子契約が可能
電子契約を行う際には取引先もそのサービスに登録していることが必要な場合が多いですが、Signingは取引先を問いません。
もし取引先が登録していなかったとしてもスムーズに契約締結を行うことができるので、お互いにメリットがあります。
取引先に手間をかけさせたくない場合においてもおすすめの電子契約システムです。
Signingの料金・プラン
「スタンダードプラン」
初期費用50,000円
月額8,700円
「プロプラン」
要問い合わせ
まとめ
電子契約の安全性は、紙の契約書と良い意味でも悪い意味でも変わりません。
安全性が変わらないのであれば、他のメリット・デメリットでの検討が妥当です。
様々な行政手続きのシステム化によって、電子契約は企業の業務効率化や余計な経費の削減などに有効となるので、企業の成長をサポートする役割を担うともいえます。
企業の特徴によって選ぶ電子契約サービスも変わってきます。
機能面で見るとどのサービスも電子契約を行う上では然程変わりません。
使うシーンをイメージして、画面のビジュアルや信頼度などで最終的には判断することが多いと思います。
紙媒体は印刷コストもかかるので、コスト削減に関しては大きなメリットが望めますので電子契約導入がまだの企業はこの際に是非検討してみてはいかがでしょうか。
