電話代行サービスとは？
『電話代行サービス』とは、業務における電話応対を業務委託で代行業社が行ってくれるサービスのことです。
企業にかかってきた電話を電話代行業社に転送して、専任のオペレーターがその電話に応対してくれる仕組みです。
導入によって、電話応対に割いている時間コストの削減などコスト削減だけでなく、業務に集中することができるといった業務効率化にも繋がります。
現代では、様々なものがアウトソーシングで外部に委託することができるようになりましたが、この『電話代行サービス』は昔からあるサービスです。
そのため、代行業者も多数存在するので会社でなにを優先すべきかを先ずは考え、それに合った代行業者を検討することをおすすめします。
電話代行サービス導入のメリット
テレワークに最適
現代は新型コロナウイルスの影響により、テレワークを政府が推進し、企業も取り入れています。
しかしながら、社内に電話対応を行う人員を少なからず残しておかなければなりません。
テレワークへの完全移行ができない理由は、この「電話応対」です。
電話応対だけの目的のために、一定数の人員をオフィス内に留まらせておくことは効率が悪いため、その点で『電話代行サービス』を導入することでテレワークに完全移行することが可能です。
感染拡大防止の観点から見ても、電話応対のためにテレワークができていないと人流増加に繋がります。
人件費削減
『電話代行サービス』を導入すると、当然のことながら本来電話応対していた社員が必要なくなり、人件費の削減に繋がります。
また、電話応対に対する時間のコストや残業代など様々なコストが派生して業務非効率や無駄なコストが生まれてしまいます。
そうした業務負荷を削減できることは大きなメリットの一つです。
クライアントの安心感に繋がる
『電話代行サービス』を行なっている業者のオペレーターは、その電話業務に特化しているので電話応対のプロフェッショナルといえます。
電話は顔が見えない分、相手の言っている言葉だけを信用して話してしまうので変な誤解を与えてしまうことも少なくありません。
その危険性が少なくなるだけでなく、お客様の満足度にと繋がり、企業としてのイメージアップにもなります。
電話での問い合わせから顧客獲得になる場合もあるので、電話というチャネルに力を入れたいという企業にもおすすめのサービスです。
営業電話や勧誘の電話に割かれる時間削減
代表電話にかかってくる電話は、企業や商品・サービスに関するものだけでなく、営業電話や勧誘などの電話も多数あると思います。
一件の営業電話に必要とする時間を数分だと仮定しても、1日に何件もあるのであれば膨大な時間を要することとなります。
その分他の業務に手がつけられないという状況に陥ってしまう可能性も十分にあります。
『電話代行サービス』を導入することで、そうした営業電話や勧誘の電話に割かれる時間を削減できます。
機会損失を防ぎ顧客獲得
電話応対を行う人員が多数確保できているのであれば、電話の取りこぼし等の心配はありません。
しかし、店舗経営や小規模な企業で電話応対要員を多数配置することは難しいこともあると思います。
電話を取りこぼしてしまうということは、顧客になるはずだったお客様を逃してしまうということなので、防ぐ必要があります。
そうした機会損失を『電話代行サービス』を導入することで防ぐことができ、新規顧客獲得が可能になります。
業務に集中できる
電話応対に追われて、本業に集中できないといった経験は少なからずどの企業もあることかと思います。
膨大な量の電話を対応するわけではないけれど、一件電話を取ったために、それまでに行っていた業務が途中になってしまい効率が下がってしまったということも珍しくありません。
集中したい業務があるのにも関わらず、電話を取らなくてはいけない環境は生産性が下がってしまいます。
こうした状況にならないためにも『電話代行サービス』は有効です。
電話代行サービス導入のデメリット
情報漏洩のリスク
『電話代行サービス』を行なっている代行業者は、依頼している企業の人材ではなく、外部の人間となります。
そのため、少なからず「社員」「取引内容」「顧客ユーザー情報」などの情報が外部へ出てしまうこととなります。
突然ですが、電話代行業務の社内規定やコンプライアンス厳守などの観点から機密事項の守秘義務はありますが、全て完璧に防げると過信はできません。
専門分野に対する問い合わせに難がある
『電話代行サービス』を提供する代行業者のオペレーターは電話のプロフェッショナルですが、依頼主である企業の社員ではないという点で、専門的な分野の質問等には答えられない場合があります。
社員でさえ、一旦時間をかけて調べないと分からないこともありますが、それ以上に外部の人間のため答えられないことは大いにあります。
こうした場合は、それに対する回答を代行業者から求められることもあるので、時間を割いて返答しなくてはなりません。
問い合わせ電話での質問内容のパターンを予め考えつくだけ用意し、代行業者へ共有しておくことがポイントです。
おすすめ電話代行サービス会社 3選
1.Chatwork 電話代行
出典：Chatwork
社内外のコミュニケーション活性化や業務効率化を実現できる中小企業向けのビジネスチャットを提供している「Chatwork」の電話代行サービスです。
『Chatwork 電話代行』の特徴
土日祝日も電話対応をしてくれる
プランによっては、その分月額基本料金は高くなりますが、土日祝日も電話対応を行ってくれます。
特に、平日休みで土日祝日が営業日としている会社には大きなメリットとなります。
また、土日祝日を定休日としている場合でも仕事をしていない間の電話を受けてくれるので機会損失を防ぐことができます。
ビジネスチャットChatworkを導入している企業におすすめ
普段の業務のやりとりをChatworkで行っている企業では、チャット内で電話内容を報告してもらえるので、メールを開くよりも楽に、そして早いタイミングで内容を確認することができます。
通話履歴などがチャットで共有されるので、対応漏れを防げます。
その他
- 9:00〜19:00が受付時間
- パソコンでもスマートフォンでも対応可
- 申し込みまでの手続きが早い
- 法人でも個人でも利用可能
『Chatwork 電話代行』の料金・プラン
基本料金 月額10,000円（月100件まで）
100件を超える分は、200円／件の従量料金が発生します。
※詳しくはHPをご覧ください
https://pf.chatwork.com/reception/
2.fondesk
出典：fondesk
株式会社うるるが提供する電話代行サービスです。
『fondesk』の特徴
一次受付特化型
『fondesk』は一次受付特化型なので、不在の旨をお客様に伝えて用件を聞いてくれるというシンプルな対応方法で代行を行ってくれます。
これにより、サービスのことなどを外部の方に話してほしくない企業であったり、少しでも社内情報を外部に出したくない方などに人気を博しています。
単純な対応ながら、企業にとってはメリット感じるポイントです。
電話応対の通知方法が豊富
「Slack」「Chatwork」「LINE」「Email」「Teems」「Google Chat」などの様々なチャットツールで通知を受け取ることが可能です。
他社サービスでは、普段使っているチャットツールで通知をもらうにはオプションで機能を追加しなければいけないという場合もありますが、『fondesk』は基本料金で実現可能です。
企業によって使っているチャットツールは異なりますので、それに対応している『電話代行サービス』としておすすめです。
その他
- ブロックリスト10,000件まで登録可能
- 音声メッセージのカスタマイズ
- 9:00〜19:00が受付時間
- クレーム対応不可
- 応答のカスタマイズ不可
『fondesk』の料金・サービス
月額10,000円（月100件まで）
100件を超える分は、200円／件の従量料金が発生します。
※詳しくはHPをご覧ください
https://www.fondesk.jp/
3.電話代行サービス株式会社
出典：電話代行サービス株式会社
テレマーケティングなどの電話代行に関わる業務をオーダーメイドで依頼できる電話代行サービスです。
『電話代行サービス株式会社』の特徴
24時間365日対応可能
大体の電話代行業者は電話受付時間が決まっています。
ですが『電話代行サービス株式会社』は24時間対応できる点で、夜間などにかかってくる電話を取りこぼすことはありません。
また、「24時間電話受付対応」と公表することで機会損失を防げるだけでなく、会社のイメージアップにも繋がります。
オーダーメイド型なので無駄がない
オーダーメイド型に伴い料金体系が細かいため、無駄なく依頼をすることができます。
例えば他社では「月〜件までは〇〇円」とされている料金プランが多い中、『電話代行サービス株式会社』は月数十件から依頼ができます。
またオーダーメイドできる故、不動産、士業など専門的な多様な業種まで対応可能です。
『電話代行サービス株式会社』の料金・プラン
月額 8,000円〜（平日のみ9:00〜18:00の月間30件まで）
料金体系が他社に比べ、細かくオーダーメイド型のためHPでご確認ください。
※詳しくはHPをご覧ください
https://denwadaikou.jp/
まとめ
『電話代行サービス』は起業したての会社や外出が多い個人事業主の方、電話応対に割ける人員不足など会社に特におすすめのサービスとなります。
現代では、新型コロナウイルスの感染拡大防止策でリモートワークで働く企業が多いことかと思います。
リモートワークをスムーズに進めるためにも、代表電話を取るためだけにオフィスに出向くことは今後避けていきたいものです。
電話に課題を感じている、または電話の取りこぼしを課題としている会社は、早めに『電話代行サービス』を検討してみてはいかがでしょうか。
