新型コロナウイルスの感染拡大によって、政府は企業へのリモートワーク推進をし続けています。
その中で問題となっているのは、在宅勤務中の「郵便物」の受け取りです。
郵便物の中身の確認や、届いているかどうかを確認するためだけにオフィスへ出向くことは効率が悪いだけでなく、人流の増加にも繋がり、感染拡大の原因にもなりかねません。
できることなら郵便物のためだけにオフィスへ出向くことは避けたいと誰もが思っていることでしょう。
リモートワーク中の出社の理由の大半が「郵便物の対応」というデータも出ています。
企業が完全なリモートワークを行えない原因にもなっていることは明らかで、郵便物の受け取りのために出社することが減れば、日中の人流も少なくなり、感染拡大も抑えることができます。
新型コロナウイルス感染拡大だけでなく、企業全体の業務効率化には「郵便物」の受け取りを見直す必要があります。
その中で、オフィスに届く郵便物をクラウド上で確認、管理できるサービス「郵便クラウド受け取りサービス」がローンチされたことにより、近年企業からの注目を集めています。
今回は、郵便クラウド受け取りサービスを行っている『atena（アテナ）』というサービスについて徹底的にご紹介します。
郵便クラウド受け取りサービス『atena（アテナ）』
出典：atena
2020年5月の緊急事態宣言中に郵便クラウド受け取りサービスを開始し、近年のコロナ禍で最も企業に注目されているサービスです。
また、個人・法人関わらず誰でも利用することができ、法人登記もすることができます。
サービスの仕組み①
atenaは一言でいうと、「利用者の郵便物を代わって受け取り、管理を代行」するサービスになっています。
郵便物の届け先をatenaに設定し、atenaに届いた郵便物は外見を写真データに収め、利用者に通知をすることで、どんな郵便物が届いているのかを確認することができます。
また、atenaを利用している方の事例で言うと、郵送先住所を会社の住所とは別に名刺に記載して、郵便物はatenaに届くようにしている方も多くいます。
atenaから郵便物が届いていることが通知されたものに対して、利用者は操作（アクション）を行うことができます。
操作（アクション）とは、確認画面で郵便物に対して「その郵便物をどうするか」を選択することでクラウド上で管理ができるという仕組みです。
操作（アクション）には、「破棄」「転送」「内容スキャン」の3つのアクションが可能です。
届いた郵便物への3つのアクション
「破棄」
届いた郵便物が案内等の物でそのまま破棄してしまう場合も多くあると思いますが、その手間も省くことができます。
すぐに捨ててしまうような郵便物（案内や招待状など）のために出社して中身を確認する必要もなく、「破棄」のボタン一つで不必要な郵便を受け取らず破棄を依頼することで、とても効率的に動けることがメリットの一つです。
破棄方法への不安もあると思いますが、atenaを運営する会社が破棄するのでなく、廃棄専門技術を持った企業に依頼され、溶解破棄を行うため情報漏洩などの危険性もありません。
「転送」
現物が必要な契約書や、納付書などには「転送」が可能です。
「転送」のボタンを押すだけで、どこに届けるかを簡単に指定できます。
企業での利用の場合、「この郵便物はこの人に送る」など郵便物によってどこに送付するかを簡単に操作することが可能です。
転送した郵便物の一覧も確認することができ、追跡番号から現在の配送状況も確認することができます。
「内容スキャン」
「内容スキャン」のボタンを押すと、atenaが郵便物を開封し、中身の確認とそのスキャンデータを残してくれます。
ワークフローなどPDFで稟議を回せるような状態である企業などは、スキャンデータを送ってもらうことで郵便物を一切触ることなく業務を進めていくことができます。
操作（アクション）をしなくてもちゃんと週に一回指定の場所に届く
atenaは基本的には「定期転送」というサービス内容になっており、1週間に1回、決まった日までの間でatenaが預かっている郵便物をまとめて指定の場所に送ってくれます。
そのため、「破棄」「転送」「内容スキャン」を選び忘れたからといって、ずっと保管されているわけではなく、1週間で受け取ることが可能です。
操作（アクション）は急ぎの郵便物や、不要なものを破棄するためのものになっています。
サービスの仕組み②
また、別の仕組みとして「回収オプション」というものもサービスとしてあります。
これは、オフィスに届いた郵便物をatenaが回収して管理してくれるものです。
非対面での郵便物回収になるので、コロナ禍のいまであれば直接人と会うことを極力避ける世の中では、より魅力のあるものになっています。
郵便物は午前中にオフィスに回収しに行き、午後（11時頃から）には郵便物が届いている旨の通知をしてくれる流れになっています。
また、操作（アクション）を15時までに行った場合は翌日中に準速達で届きます。
そのため、次の日には郵便物を受け取ることができるので、週に一回や二回程度オフィスに郵便物を受け取りに行く方にとってはスピード感が増すメリットがあります。
最短で次の日に手元に届くのであれば、郵便物のためだけに出社することはなくなります。
企業はどのように利用しているのか？
使用する担当者
おおよその企業の場合は、総務担当者1人でatenaを使用するパターンか、総務担当者全員で使用するパターンが多いです。
複数名での利用もそれぞれがアカウントを持てるので、「誰がどの郵便物をどこに発送手続きしたか」もログとして残るので、監査の対応や部署内で意思疎通ができます。
また、郵便物に対してコメントを残すこともできるので、「届けていない郵便物がどれなのか」「どうしてそのタイミングでその郵便物を届けたのか」なども管理しやすくなります。
これによって、「郵便物紛失」の危険性も感じる必要はありません。
「渡した渡してない問題」なども部署同士で発生してしまうケースも、どの郵便物を誰がいつ渡したかも管理できるので、重要書類が紛失することで業務スピードが落ちることもありません。
プライバシーの保護の対応
また、全社員や各部署ごとに利用する場合は他の部署の郵便物を見てはいけないケースもあると思います。
例えば労務宛の郵便物だったり、人のプライバシーに関する郵便物は、その部署でない人は見ることができないように制限をかけることも可能です。
部署ごとで見ることができる郵便物を分けることや、見ることができる人を制限したりと、様々なプライバシー保護の施策をとることができます。
その他の主なオプション機能
その他のオプションとして、「倉庫保管サービス」もあります。
一番多いケースだと、年末調整の時期などでそれに関わる書類をまとめて保管してくれたり、領収書の保管も受けてくれるサービスとなっているので、大事な書類の管理も高度なセキュリティの下、対応してくれます。
ateneでの管理方法も、郵便物を確認する人間の制限であったり365日24時間体制での監視などで、厳重に郵便物を保管しています。
届いた郵便物のデータに関しては無制限に残されるため、数年前に届いた郵便物を確認したいという場合でも検索をかけることができます。
主に、数年前の年賀状などを確認したい場合や、請求書の内容を確認したい時などに検索によって遡って確認することができます。
紙ベースで保管している企業にとっては、ペーパーレス化による業務効率化にも繋がるため、とても助かる機能になっています。
また、中でも郵便物はatenaの管理画面だけでなく、『Microsoft Teams』や『Slack』などでも通知が来るように設定も可能です。
上記のアプリを利用していない場合でも、メールで郵便物が届いたことを通知してくれるので、問題なく活用できるようになっています。
ateneの料金・プラン
サービス利用に関する料金は、「月の郵便物の数」によって異なります。
①〜100件の郵便物数：月額1万円
②101〜300件の郵便物：月額3万円
③301件以上であれば見積もりになります。
①と②に関してはサポートがチャットサポートに限られますが、③は営業担当者がサポートしてくれます。
※別途開封やスキャンは1通200円〜、転送は0円〜となっています。
※詳しくはHPをご確認ください。
https://atena.life/
支払い方法
支払いは「請求書」もしくは「クレジットカード」で払うことができます。
なお、請求書払いは上記の「③301件以上」のプランに限ります。
まとめ
ateneは、企業から見るとバーチャルオフィスに近いイメージを持ちやすいですが、それとの違いは「クラウド上で管理ができる」ということです。
このご時世、様々な分野でのクラウド化が進み、時代の流れに乗れないと周囲の企業と溝が生まれてしまうこともあります。
郵便物のクラウド受け取りサービスは、今後もっと伸びてくるでしょう。
その背景に、リモートワークは一時的なものではなく、もはや恒久的なものになっています。アフターコロナでもリモートワークは主流となり続ける予想がされているので、その分郵便物の受け取りのためだけに出社する効率の悪さも改善していかなくてはいけません。
ateneはリモートワークで郵便物を受け取れない方や、オフィスを減らす施策をとった企業などに最適なサービスになっています。
業務効率化を考えている企業や、郵便物でも課題を既に感じている企業でしたら、早めの導入をおすすめします。
