企業を経営していく中で、取引先が増える分請求にかかってしまう時間や手間はそれに比例して増えていきます。
なかなか代金を支払ってくれない取引先や、月額制にしているサービスなどで、滞納が続いている取引先の管理など、直接利益を生む業務でないため、その量が増えると業務効率も悪くなってしまいます。
そんな時間もかかる煩雑な請求業務を効率よく進めるために必要なサービスが「請求代行サービス」です。
請求代行サービスとはどのようなものか、そのメリットやデメリットを分かりやすく解説していきます。
請求代行サービスとは？
請求代行サービスとは、文字通り会社の請求業務のアウトソーシングのことをいいます。
主に、取引先への請求書作成や発行から代金回収作業、それらに伴う確認作業や支払い業務まで請求に関わる一連の流れを代行してくれるサービスです。
また、与信審査や督促をサポートしてくれるものもあります。
毎月の請求書発行や作成などに、どれくらいの時間が取られているでしょうか？ 取引先が多ければ多いほど、請求業務の時間もかかってしまいます。
印刷や封入、発送までの事務作業をアウトソーシングすることによって、経理担当者や営業担当の負担がなくなり、業務効率が一気に上がります。
請求代行サービス導入のメリット
業務の効率化
請求に関わる一連の事務作業は直接利益を生むものではありません。
請求代行サービスに全てを依頼することによって、本来の営業活動など他の業務に集中できるので、会社全体としても煩雑な請求業務がなくなることはその分の手間やコストを削減し、業務の効率化に繋がります。
また、請求代行サービス業者の人は、いわば「請求のプロ」なので、不安に感じる請求も難なく行なってくれます。
営業活動を促す
前述の通り、請求代行サービスを利用することによって、事務作業がなくなり本来の営業活動に集中することができます。
取引先と一番多く話す機会がある社員は、営業担当者である場合が多いです。 請求の面でも督促など行うのも必然的に営業担当者になります。
つまり、取引先を開拓していくことが本来の仕事である営業担当者がほかの業務に時間を取られているということは業務効率が悪いということになります。
代金回収や督促など営業活動の足かせとなっているものをアウトソーシングすることによって、営業活動の時間を多く生み出すことができます。
利益の安定化
取引先が増えれば増えるほど、支払い漏れや債権回収漏れなどが頻繁に起こってしまう可能性もあります。
現在でも、取引先が代金をなかなか支払ってくれないなどの事象に悩まされている企業も少なくないと思います。 契約した以上は、相手側に支払う義務があるとしても、支払いを何回も促す作業は「早く支払って欲しい」と言っているようで精神的にも負担があります。
そのような精神的負担も請求代行サービスを利用すれば解消されます。 請求代行サービスを利用すれば、未払いの際には保証も受けられるので、未回収リスクを減らすことができ、利益の安定化を図れます。
未回収の分を保証
万が一、取引先からの入金を確認できなかった場合でもその額を請求代行サービス業者が保証してくれます。
経営不振に陥ってしまっている取引先や新設法人など、不安がある取引先がある場合でも、保証があるので安心して取引ができます。
請求代行サービス導入のデメリット
取引先への説明が必要
請求代行サービスを導入した際には、次回からの請求元は請求代行サービス業者になります。
普段は、自社で請求を行なっていたのに急に他の会社から請求が行くことになるので、事前に説明しておく必要があります。
不信感や不安を取引先に与えてしまわないように、この説明義務は果たす必要があります。
支払い状況の不安
前述の通り、未回収金の保証がある請求代行サービスですが、保証されていることで取引先が支払いを行なっているかどうかが次第に不透明になってきます。
今後も良い関係性を保ちたいのであれば、請求は他に任せているからというスタンスではなく、取引先とのコミュニケーションが必要です。
後々支払い状況の不安を残すことになりかねないので、取引先の支払い状況の確認をこまめに行うことをおすすめします。
導入時に見ておくべきポイント
どんな業種に対応しているか
請求代行サービス業者の中には、多くの業種に対応している会社もあればそうではない会社もあります。
近年多くなっている「サブスクリプション型」の請求などには対応していないという業者もあるので、自社の請求の仕方が対応してくれるのかどうかを確認する必要があります。
月額制かどうか
請求代行サービス業者によっては、月額費用の場合や保証料のみの場合があります。
毎月請求代行サービス業者に支払う形でランニングコストを考えるか、保証料のみで依頼するかなど自社にあった業者を探す必要があります。
保証料のみの場合は取引先の多さによって月々かかる費用が左右されてしまうので、どちらが安く抑えることができるかなどの観点で比較が必要です。
与信上限額
与信上限額によってかかる費用が変動してきます。
取引できる額の上限を意味することになるので、与信上限額が低ければ取引先ができなくなる可能性もあります。
請求代行サービス業者によって与信の上限額は変わってくるので確認が必要です。
手数料
導入にかかる初期費用や、月額費用など基本的なものだけでなく、請求書を発行する際にその都度手数料がかかる場合もあります。
月額費用の安さだけで決めてしまうと、請求書発行手数料が多くかかってしまう恐れもあります。
実際に導入したときに、どちらの方が安く抑えることができるかなどの検討が必要です。
おすすめの請求代行サービス
1.『請求管理ロボ』（請求管理システム）
出典：請求管理ロボ
請求デザイン、決済連携、SFA/CRM連携、催促に長けている『請求管理ロボ』。
『請求管理ロボ』の特徴
サブスクリプション対応
初回の登録だけで2回目以降の請求作業が不要になります。 取引先ごとに請求サイクルが違ってくるサブスクリプションですが、請求のタイミングなどをシステムが記憶し、請求や入金管理を行ってくれます。
決済手段が豊富
対応できる決済手段は、銀行振り込み、口座振替、カード決済、コンビニ決済など、幅広い決済方法に対応しています。
また、用途に合わせて決済手段を組み合わせることも可能で、全てを一元管理することが可能です。 取引先にとっては、固定された決済手段だけでは不便に感じることもあるので、幅広い決済手段に対応していることは取引先への満足度も上がります。
入金消込作業を自動化
請求と入金のデータによって、自動で入金消込作業を行ってくれます。
請求額と入金額に差額がある場合でも、この自動化によって可視化できます。
『請求管理ロボ』の料金・サービス
運用定着支援費用+月額50,000円〜
2.『Paid』（請求代行サービス業者）
出典：Paid
請求業務の手間と未回収リスクゼロを実現できる請求代行サービス業者です。
『Paid』の特徴
未払い額の100%保証
もし、取引先の入金漏れがあった際にもその未払い分を100%保証してくれます。
これにより、利益確保ができ安定した経営を行うことができます。
請求業務の99%を削減
『Paid』を利用する際に必要となる請求業務は、取引先の登録と請求情報の登録のみです。
そこからの請求は全て自動化され、請求業務の99%を代行してくれます。
与信審査、請求書発行、代金回収、入金管理、督促までの一連の流れをアウトソーシングすることができます。
その他の特徴
・対面、店頭、ECサイト、クラウドの取引形態に対応
・個人事業主への請求に対応 ・取引限度額1,000万円
・3営業日程度の審査
・API連携可能
・定額自動請求対応
『Paid』の料金・プラン
初期費用・月額費用 ¥0
保証料率 請求金額の〜2.9%
事務手数料 請求1件につき¥100
取引先1社に対して10万円の請求をした場合は2,900円（＋事務手数料100円）
毎月20日締め翌月25日払い または、毎月末締め翌々月5日払い
3.『掛払い.com』
出典：掛払い.com
企業間における請求業務のすべてを代行し、売掛金を100％保証するリスク保証付きの掛払い決済サービスです。
『掛払い.com』の特徴
審査結果原則即日回答
審査には通常3営業日ほどかかることが多いですが、『掛払い.com』であれば即日回答が可能なスピード感が特徴です。
新規取引などのスピードもその分上がるので売上増加に繋がります。
土日祝日のサポート
平日だけでなく、土日祝日にもサポートを行ってくれます。
フリーダイヤルでのサポートになるので、休みの日であっても安心して問い合わせることができます。
『掛払い.com』の料金・プラン
初期導入費用：¥0
月額固定費用：¥0〜
決済手数料：1.2〜3.6%
請求書発行手数料：封書タイプ ¥190 PDFデータの場合¥0
※BtoCの取引に対応した「後払い.com」もあります。
まとめ
本業を圧迫しやすい業務である「請求業務」をいかに効率的に行うかは、どの企業にも共通する課題であるといえます。
企業規模や取引先が多くなればなるほど、その手間とコストは大きくのしかかってきます。
そこで「請求代行サービス」を利用することで、本来の業務に時間を割くことができ、会社の成長にも繋がります。
回収業務に追われている会社など、業務の効率化を図りたい場合など、この機会に「請求代行サービス」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
