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営業活動をシステム化!どんな機能があるか徹底解説!

企業の売上を最大化するために、顧客情報の管理や営業活動の円滑化は必要不可欠です。
また、営業記録を残していないと過去の行動から分析して顧客に効率的で有効的なアプローチができません。

SFA(営業支援システム)は、記録を残すことだけではなく、営業担当者の活動履歴や活動量からチーム編成をすることも可能になります。
営業部の営業力の底上げにも利用できるので、売上の向上が大きく見込めるシステムとなっています。

今回は、営業活動を円滑化するためのSFA(営業支援システム)について解説していきます。

SFA(営業支援システム)とは?

SFAとは「Sales Force Automation」の略称で、日本語訳は営業支援システムと呼ばれます。
その名の通り、営業に関する便利な機能が多数搭載されており、営業活動の円滑化を図るシステムです。
営業の売り上げ利益を最大化させるために営業担当者や電話対応者の活動を可視化するツールです。
「顧客情報の記録」や「見込み管理」、「アプローチ状況」や「売上予測」などが一元管理できます。

SFA(営業支援システム)の主な機能

顧客情報の管理

会社名や担当者、電話番号から住所などの基本情報を管理することができます。
またSFAは主にクラウド上で情報管理されているため、どの営業担当者が見ても分かるように情報が共有しやすくなっています。
外出先であっても社内の営業担当者に共有ができます。

過去の活動履歴を管理

過去にどのような接触をしているか、いつ電話をかけてどのような会話をしたかを細かく記録として残すことができます。
商談管理もできるので顧客の過去の履歴からどのような商品に興味があるかなども分析することができます。

営業担当者の行動力を管理

上記の活動履歴はどのアカウントで残されたものかがシステム内で管理されているので、個々人の活動量が把握できます。
何件電話をかけて、そのうちの何件がアポイントになったか、また今月はいくらの売上を上げたかなども算出でき、評価しやすくなります。

SFA(営業支援システム)導入のメリット

営業活動における業務効率化

営業活動を行う上で、営業部内での活動の報告や情報共有、またそれに伴う入力などの手間がSFA(営業支援システム)導入で大きく省けます。
クラウドで管理されているので、どの担当者が見ても分かるようになっています。
そのため、売上の報告や算出なども管理者が管理画面で見れば把握でき余計な時間を使う必要がありません。
これにより、コスト削減になり長期的に生産性を上げることが可能になります。

最適な営業戦略が練られる

SFA(営業支援システム)で営業活動を管理することによってどの担当者がどういうアプローチをしているかが一目でわかります。
これにより、個人での売上とチームとしての売上を算出し、チーム編成の変更が簡単にできます。
効率的な営業活動をするために営業戦略は必須ですが、過去のデータを用いて考える必要があり、活動履歴を記録していないと判断できないことも少なくありません。
管理者側は、個人やチームの営業状況をリアルタイムで確認できるので、担当者ごとの長所と短所が把握でき、効率的な研修やアドバイスを行うことができます。

営業担当者の引き継ぎが簡単にできる

営業担当者の部門移動や退職に伴い引き継ぎを行わなければいけない状況は少なくありません。
その際に、引き継ぐ顧客数や情報量が多いと手間がかかるだけでなく、引き継ぎ漏れも発生しやすくなります。
しかしながら、SFA(営業支援システム)を導入していれば前任者の入力情報や商談などをスムーズに引き継ぐことができるだけでなく、担当者変更のお知らせを取引先にいち早く、そして漏れなく届けることができます。

SFA(営業支援システム)導入のデメリット

初期設定が煩雑で時間がかかる

導入の際に特に気をつけなければいけない点として「初期設定」が挙げられます。
多くのSFAは、管理する情報のカテゴリーなどを自由にカスタマイズできます。
その際にあらかじめ決めておいた必要情報などが曖昧だと初期設定に時間がかかります。
そのため、導入前に必要な情報や項目を決めておくことはもちろん、そのデータの管理も行っておく必要があります。
(後に紹介する『Voicele』は導入から運用開始までのサポートが無料で受けられます。)

入力ルールを統一しておく必要がある

顧客情報を管理する際に社名に半角・全角などの表記の違いが生じると二重で登録されてしまう恐れもあります。
また、導入初期段階はいままで使っていた営業管理ツールの情報をSFAに入力する必要があるので入力作業の時間が思ったより多く取られてしまう場合があります。
入力ルールを統一していないとバラバラの情報が散らばってしまうため、あらかじめルールを決めておく必要があります。

おすすめのSFA(営業支援システム)はこれ!

『Voicele』

出典:Voicele

アポ掛け業務と商談管理のシステム化に特化している営業支援システムです。

東証一部上場企業の「株式会社ビジョン」が運営するシステムで、勤怠管理や人事管理、入退室管理などのサービスも手掛けています。

『Voicele』の特徴

コールリストが60日に1回更新される

アウトバウンド営業に欠かせないコールリストが60日に1回追加されます。
コールリストを自社で作成すると、膨大な時間と労力が必要になり余計なコストがかかります。
その点において、60日のスパンでコールリストをもらえるのでデータベースに打ち込む作業量などを軽減させることができます。
1回のリスト追加分は10,000件前後なので、少なくはありません。
特に新設法人がメインでリストアップされているので、BtoBビジネスに向いている営業支援システムになります。

次の商談の場所までにかかる時間を自動算出

Voiceleは商談が決まったら自動でスケジュール表に打ち込まれます。
時間毎に商談が分かるよう見やすいビジュアルになっているだけでなく、それぞれの商談場所までの移動時間をGoogleマップ連携により、すぐに分かるようになっています。
アポイントを取得した際に、訪問担当者のスケジュールに効率的に予定を追加でき、難しい操作が要らず、移動時間を考える時間も短縮できます。

『Voicele』の料金・プラン

法人リスト有プラン 法人リスト無プラン オプションCTI/席
初期費用 0円 0円 15,000円
月額費用/席 13,000円 10,000円 2,580円
契約期間 1年契約 違約金無し 違約金無し

上記は全て税抜き価格となります。
導入の際は2アカウントから利用可能です。
申し込みから導入までは10営業日ほどかかります。

まとめ

営業活動において、顧客情報の管理や営業担当者の活動管理は必要不可欠です。
Excelなどで顧客を管理している場合なども、「管理」という目的だけであれば使えていたものの、データの算出や分析などで用いるには限界があります。
また、SFAは他のシステムと連携させることが可能なのであらゆる場面で業務効率化や経費削減に繋がります。
余計なコストをかけずに、効率的に営業活動を行い売上利益の最大化を図るためには導入をおすすめします。

まだアナログな管理をしている場合や、SFA導入を検討中の場合は是非この際に導入してみてはいかがでしょうか。