新しく法人を設立した方、個人事業主の開業をした方など会計ソフトはビジネスを行う上で必要なツールとなります。 また、会計ソフトには「パッケージ型」と「クラウド型」があります。 従来の会計ソフトは「パッケージ型」、近年使われ始めた会計ソフトが「クラウド型」です。 開業したての方やエクセルなどで会計業務を行っていたが会計ソフト導入を考えている方向けに、2種類の会計ソフトはどのような特徴があるのか、メリット・デメリットを解説します。
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パッケージ型会計ソフトとは？
『パッケージ型会計ソフト』とは、会計を行うパソコンにインストールして会計業務を行うソフトウェアです。 一回特定のパソコンにインストールしてしまえば、急な出費もなくそのまま使用できます。
『パッケージ型会計ソフト』のメリット
月々の支払いがない
『パッケージ型』の大きなメリット、そしてクラウド型会計ソフトとの大きな違いは、初期費用だけで利用ができるという点です。 使っているパソコンに会計ソフトをインストールして利用するので、インストールさえしてしまえば、それ以降は基本的にお金がかかることはありません。（アップデートに関する費用を除く） 初期費用はクラウド型会計ソフトに比べると高くなりますが、ランニングコストを気にせずに使えるので、長期的に見れば安く済みます。
インターネット環境がなくても利用可能
会計ソフトをインストールしてしまえば、インターネットに接続せずに会計業務を行うことが可能です。 特に速度制限があるWi-Fiなどを使っている場合、速度制限になってしまうと業務スピードも落ちしてしまい効率が悪くなってしまいますが、その心配もありません。 また、ネット環境に左右されないスピードで作業できるので余計なストレスなく会計業務を行うことができます。
セキュリティ性能が高い
パソコンにインストールする会計ソフトなので、インターネット接続を必要としません。 そのため、外部ネットワークに接続して使うクラウド型会計ソフトに比べて、セキュリティ性能が高いです。
『パッケージ型会計ソフトのデメリット』
1つのパソコンでしか会計業務ができない
特定のパソコン（デバイス）にアプリをインストールして利用するため、他のデバイスでは利用することができません。 これによって、普段仕事で使うパソコンと会計用にパソコンを用意する必要もあります。 仕事用と会計用を一緒にしてしまうのも手ですが、ハードディスク容量なども気にしなくてはなりません。 会計業務を行う人が2人など複数人になる場合は、「共有」ができなくなりますので、会計業務の属人化は免れません。
アップデートの必要性
『パッケージ型』は、一回会計ソフトをインストールしてしまうと、それ以降のアップデートは自分で行わなければいけません。 特に法改正などがあった際なども、忘れずにアップデートする必要があります。 また、『パッケージ型会計ソフト』のアップデートは有料のことも珍しくありません。 前述でランニングコストを気にする必要がないと言いましたが、唯一かかってくる費用が「アップデート」に関するものです。
クラウド型会計ソフトとは？
従来での会計システムは、特定のパソコンに会計ソフトをインストールして利用していました。 これにより、インストールを行った特定のパソコン（デバイス）でしか操作ができず会計業務が属人化してしまうというデメリットがありました。 複数人で会計業務を行いたい会社などは、『パッケージ型』ではなく『クラウド型』をおすすめします。 そんなクラウド会計とはどのような特徴があるのか、メリット・デメリットを解説します。
『クラウド型会計ソフト』のメリット
銀行口座やクレジットカードとの連携
会計業務はキャッシュだけでなく、銀行口座やクレジットカード情報も把握しておく必要があります。 『パッケージ型会計ソフト』は、インターネット接続を必要としないので銀行口座との連携やクレジットカードの情報を反映させることなどはできませんでした。 『クラウド型』であれば、銀行口座とクレジットカードを紐づけることができるので、入金や出金のたびに自動的に記帳を行ってくれます。 そのため、時間効率や記帳ミスをなくすことができます。 キャッシュでの取引より、クレジットカードや口座振り込みなどでお金が動くことが多いので、この点でも連携していた方が業務効率が上がります。
インターネット環境があれば利用が可能
『クラウド会計』の最大の魅力は、インターネットに繋がる環境下であれば、パソコンやスマホなどデバイスを問わず利用することができる点です。 『パッケージ型会計ソフト』の大きなデメリットであった1つのデバイスでしか操作することができないという不便生を解消できます。 従来は、特定の場所に常備させてあるPCなどで会計業務を行なっている場合、その場にいないと利用できませんでした。 しかし、『クラウド会計』は場所とデバイスを選ばないため、業務を効率的に行うことができます。 クラウド上で操作することができるので、ハードディスク容量の心配もなく複数人での使用も可能です。
バックアップ機能
インターネットに繋げて行うので、自動保存機能などによりデータがなくなってしまうという危険性がありません。 クラウドで管理されているのでその都度、自動でバックアップを取ってくれます。 特に会計業務で扱うデータや情報は、細かい作業のものが多く、データの紛失は業務スピードを落としてしまうだけでなく、セキュリティの面でも細心の注意を払わなければいけません。 従来は「バックアップ」というボタンを押さなければ、バックアップされなかったので、その点でデータが消える心配がなく利用することが可能です。
データ共有がしやすい
『クラウド型会計ソフト』はリアルタイムで情報を共有することが可能です。 クラウド上で行う会計業務のため、入力ごとにクラウド上で自動保存がされ、他のデバイスで見ている時でもそれが反映されます。 1つのデバイスでしか操作できない属人化してしまう『パッケージ型』ではできない大きなメリットです。 複数人で利用している際には、リアルタイム共有ができることで業務スピードを上げることもできる上、会計業務を行う人の属人化を防ぐことができます。
バージョンアップの自動化
バージョンアップは法改正の対応などに見落としてはいけないポイントの一つです。 法改正により入力の仕方や数字が変わってくることで、対応していないと申告漏れなども生じます。 『クラウド型会計ソフト』を利用していれば、法改正も自動で対応してくれるので、常に最新の状態で利用することができます。 また、月々のランニングコストを抑えることができる『パッケージ型会計ソフト』の場合、アップデートの時に料金がかかりますが、『クラウド型』は月々の支払いだけで自動的にバージョンアップをしてくれます。 急な出費にならないのもメリットの一つです。
『クラウド型会計ソフト』のデメリット
インターネット環境がないと使用できない
インターネット環境がある場所でどこでも使えるというメリットがある半面、逆にインターネット環境がないと利用できません。 また、通信速度にも左右されるので速度制限中のWi-Fiなどを使用している場合、動作が遅くなってしまいます。 それにより業務スピードが落ちてしまう危険性や、保存が上手くいかないなどの心配もあります。 また、時期によってはメンテナンスなどのタイミングと被ってしまうことで上手く使えない場合もあります。
ランニングコストがかかる
『パッケージ型』は基本的に初期費用だけで使えますが、それに対して『クラウド型』は月々の支払いが必要です。 総合的に見ると割高になります。 急な出費はないのでその点ではいいですが、継続して何年も使用するのであれば費用面では高くなります。
会計事務所では対応できないことがある
会計を将来的にアウトソーシングで税理士に任せようと考えたときに『クラウド型会計ソフト』は対応してくれないことが多いです。 現代の会計事務所では、『パッケージ型会計ソフト』を利用していることが多いというのが現状です。 日々の記帳などは自社で行っているが、申告や決算のときは会計事務所にお願いするというケースが多くなってくると考えるとデメリットとして考えなくてはなりません。 クラウド化を政府が推進していることから、会計事務所も『クラウド型会計ソフト』に対応していかなくてはなりませんが、対応できる税理士がまだまだ少ないとことを理解しておく必要があります。
セキュリティの問題
クラウド上にデータが保存されるため、もし仮にサーバートラブルやサイバー攻撃などによって情報漏洩が生じてしまうことも否定できません。 IDとパスワードでログインをするため、もしそれらが予期せぬ人に知れ渡ってしまった場合、内部情報を知られてしまいます。 IDとパスワードの管理は言うまでもなく、細心の注意をしなければなりません。 厳重なセキュリティシステムを設けているとはいえ、情報漏洩の可能性は『パッケージ型会計ソフト』に比べると劣ってしまいます。
仕事スタイルによってどちらがいいかを考えよう
もし外出することが多い仕事では、外出先で会計業務を行いやすいのでクラウド型の方がおすすめです。 一定の場所で仕事をすることが多いのであれば、パッケージ型の方がおすすめです。 このように、どちらがいいかは一概には言えず、多方面での検討が必要です。 開業したてのときは、費用が安いという理由だけで検討してしまいがちですが長期的に見て本当に安いのかを考える必要があります。 会計業務に携わる人が複数人いるのであれば、クラウド型の方がデータ共有などもできるので効率的ですが、1人で行うのであればパッケージ型の方が余計な機能がなく良いかもしれません。 会計ソフトを利用せずにエクセルなどで管理している方はこの機会に会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
